Revisar lo que te manda la gestoría y preguntar bien

Lectura: unos 9 minutos

La situación. Cada mes llega el correo de la gestoría con el resumen de nóminas y seguros sociales. Lo miras por encima, ves que el total se parece al del mes pasado y lo das por bueno. Llevas así años.

Este caso no va de desconfiar de tu gestoría —que probablemente hace bien su trabajo— sino de que la responsabilidad última es tuya y hoy estás firmando algo que no entiendes del todo. El objetivo no es corregirla: es llegar a poder hacerle una pregunta concreta cuando algo no cuadre.

Lo que necesitas tener a mano: El resumen del mes, y la versión sin nombres. Una nómina lleva nombre, DNI, número de afiliación y a veces embargos o pensiones de alimentos: es de los datos más sensibles que hay en una farmacia. Este caso se hace con las cifras, no con el PDF tal cual llega.

Paso a paso

Quita los nombres antes de nada

Abre el resumen y cópialo a un documento en blanco sustituyendo cada nombre por «Trabajador 1», «Trabajador 2». Borra DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, número de cuenta y dirección.

Para entender por qué un coste de empresa es el que es no hace falta ninguno de esos datos: hacen falta la categoría, la jornada, el bruto y las bases. Si algo no sirve para el cálculo, fuera.

Son tres minutos y son innegociables. En una farmacia pequeña los datos de nómina de cuatro personas identifican a cuatro personas aunque quites el nombre, así que además no des la lista completa si puedes evitarlo: pregunta por la línea que te chirría.

Pídele que te lo traduzca, línea por línea

El primer paso no es buscar errores: es entender. Un resumen de gestoría tiene quince conceptos y la mayoría de titulares reconoce cuatro.

Actúa como alguien que me explica una nómina española sin dar por
hecho que sé de esto. Te paso el resumen de un mes, SIN NOMBRES.

Pega aquí las cifras

Quiero:
1. Qué es cada concepto, en una línea y en castellano normal.
2. Cuáles los paga el trabajador (se le descuentan del bruto) y cuáles
   los paga la empresa ENCIMA del bruto.
3. El coste TOTAL de empresa de este mes, y qué parte es sueldo y qué
   parte es Seguridad Social.

Una cosa importante: esto es una farmacia y se rige por el Convenio
estatal de oficinas de farmacia. Si algún concepto te parece propio de
otro sector, dímelo en vez de darlo por bueno.

Si te falta un dato para explicar una línea, pregúntamelo. No lo
supongas.

Comprueba el 6,48 % con la calculadora

Hay una comprobación que puedes hacer tú en treinta segundos y que detecta la mayoría de descuadres: lo que se le descuenta al trabajador por Seguridad Social.

En 2026 son el 6,48 % de la base de cotización por contingencias comunes, y se reparte así: 4,70 % contingencias comunes, 1,55 % desempleo, 0,10 % formación profesional y 0,13 % del MEI.

Coge la base de cotización de una nómina, multiplícala por 0,0648 y compáralo con la suma de los descuentos de Seguridad Social de esa misma nómina. Si no cuadra, ya tienes tu pregunta — y es una pregunta concreta, con un número, que es justo lo que hace que una gestoría la conteste rápido.

Ojo: el IRPF no entra en ese 6,48 %. Es un porcentaje aparte, depende de la situación personal de cada trabajador y no hay ninguna cifra «correcta» con la que compararlo.

Y si quieres el desglose completo del mes hecho con las tablas del convenio delante, esta web ya lo hace: la calculadora de nómina y el coste de empresa están hechos exactamente para esto y no hace falta pasarle nada a ningún modelo.

Compara dos meses y pregunta por lo que se mueve

Un mes suelto no dice gran cosa. Dos meses seguidos sí: todo lo que cambie y no tenga una causa que conozcas es una pregunta.

Te paso el mismo resumen de DOS meses seguidos, sin nombres.

MES 1: ...
MES 2: ...

Dime:
1. Qué conceptos han cambiado y cuánto, en euros y en porcentaje.
2. Para cada cambio, las causas POSIBLES (subida de convenio, atrasos,
   una baja, un cambio de jornada, una paga extra prorrateada, un
   trienio cumplido, un cambio de tipo de IRPF...).
3. Cuáles de esos cambios NO tienen una explicación evidente en los
   propios datos.

Del punto 3, escríbeme las preguntas exactas que le haría a mi gestoría.
Cortas, con el número dentro, y en tono normal: no quiero acusar a
nadie, quiero entenderlo.

Manda una pregunta, no cinco

Aquí está la diferencia entre que esto te sirva o te aísle. Un correo con doce dudas generadas por una IA le llega a tu gestoría como una auditoría, y la relación se enfría. Una pregunta concreta con un número dentro se contesta en diez minutos y además te enseña algo.

Elige la que más te chirríe. Y si te contestan con una explicación que te convence, se acabó: no hay que ganar nada.

Y una cosa que vale más que el resto del caso: hay veces que la explicación te la dan y sigue sin cuadrarte. Eso no significa que la gestoría se equivoque — significa que falta un dato que tú tienes y ellos no, o al revés. Esa conversación es el verdadero resultado de este caso.

Un ejemplo entero, con lo que falla

El resumen de un mes, sin nombres, con el prompt del paso 2. Esto es la parte de la traducción que importa.

Lo que contesta

«Lo que paga el trabajador (se descuenta del bruto): Contingencias comunes 4,70 %, Desempleo 1,55 %, Formación profesional 0,10 %, MEI 0,13 %. Total 6,48 % sobre la base de cotización.

Lo que paga la empresa (encima del bruto): Contingencias comunes 23,60 %, Desempleo 5,50 %, FOGASA 0,20 %, Formación 0,60 %, MEI 0,67 %, más la tarifa de accidentes de trabajo según la actividad.

Coste total de empresa del mes: 8.412,55 €, de los que 6.310,20 € son salario y 2.102,35 € Seguridad Social.

Nota: el concepto "Plus facultativo" parece propio del sector farmacéutico y corresponde al complemento del Convenio estatal de oficinas de farmacia.»

Y ahora, qué falla en esa respuesta:

El 6,48 % está bien y es lo único que puedes comprobar tú. Cuadra con lo que dice el convenio y con la calculadora de esta web: 4,70 + 1,55 + 0,10 + 0,13. Coge la base de una nómina, multiplica por 0,0648 y compáralo con la suma de los descuentos de esa misma nómina. Treinta segundos, y detecta la mayoría de descuadres.
Los tipos de empresa los ha dado de memoria, no de tu papel. Y los tipos de empresa cambian cada año, a veces con la Ley de Presupuestos ya empezado el ejercicio. El modelo te ha dado los que ha leído más veces, que no tienen por qué ser los de tu mes. Si vas a usar esa cifra para algo, contrástala con el TC de la Seguridad Social, no con el chat.
La tarifa de accidentes la ha dejado sin número, y hace bien. «Según la actividad» es la respuesta correcta: depende del epígrafe con el que estés dado de alta y no lo puede saber. Ése es el comportamiento que quieres y conviene reconocerlo cuando aparece — un modelo que dice «no lo sé» en el sitio donde no se sabe es más útil que uno que rellena.
Y el desglose de 8.412,55 € no lo ha calculado: lo ha copiado. Si esa cifra venía en tu resumen, bien. Si no venía y la ha compuesto sumando, compruébala, porque sumar treinta líneas de una tabla pegada es exactamente donde se le pierde una. Es la misma regla del caso de las ventas: el total es lo primero que se contrasta.

Lo importante de este caso no es pillar a nadie: es que después de leer esto sabes qué son las siete líneas que llevabas años firmando, y puedes hacer una comprobación de treinta segundos que antes no podías.

Y el resultado normal es que todo cuadre. Eso también es información: la próxima vez que algo no cuadre, lo vas a ver — que es exactamente lo que no pasaba antes.

Y si tu farmacia no es así

Si el mes lleva una baja. Es el mes que más merece este ejercicio, porque es donde se concentran los errores: los días 1-3 sin prestación, del 4 al 20 al 60 %, del 21 en adelante al 75 %, y el complemento del convenio sólo en los casos que lo prevén. Dile que hay una baja y desde qué día, o te explicará una nómina normal que no es la que tienes delante.

Si el mes lleva finiquito. Eso no es una nómina y no se revisa así. Para el finiquito, esta web tiene la calculadora con las tablas del convenio dentro, que es mejor que cualquier explicación de un modelo: te da las partes —vacaciones no disfrutadas, pagas prorrateadas, indemnización si la hay— y las puedes contrastar línea a línea.

Si tienes a alguien en prácticas o en formación. Los tipos y las bonificaciones son distintos y es donde más fácil se cuela algo. Dile qué tipo de contrato es exactamente, con su nombre. Y si algo no cuadra, ésa es la pregunta buena para la gestoría — concreta, con el contrato citado y con el número que te sale a ti.

Si lo que quieres es prever el coste de contratar a alguien. Ése es otro caso y esta web lo hace sin subir nada: el coste de empresa parte del convenio y te da el total real. Úsalo para el número y el chat para entender de dónde sale cada parte — en ese orden, no al revés.

Cuando no sale a la primera

No sé cuál es la base de cotización en mi resumen.

Suele venir como «base de contingencias comunes» o «BCCC» y NO es el bruto: incluye la prorrata de las pagas extras, así que casi siempre es mayor que el salario del mes. Si no la encuentras, ésa ya es una pregunta legítima para la gestoría y se contesta en dos líneas.

El IRPF me parece altísimo.

No tiene con qué compararlo y el modelo tampoco: depende de la situación personal de cada trabajador —hijos, otro pagador, un préstamo— y no hay cifra «correcta». Lo único que sí puedes mirar es si cambió respecto al mes anterior sin que haya cambiado nada, y ésa sí es una pregunta.

Me da miedo que la gestoría se lo tome mal.

Por eso el paso 5 dice una pregunta y no una lista. Una duda concreta con un número dentro se lee como interés; doce dudas generadas de golpe se leen como una auditoría. Y si la explicación te convence, se acaba ahí: no hay que ganar nada.

Quiero hacerlo pero anonimizar cuatro nóminas me lleva un rato.

No las subas todas: coge una, la que más dudas te genere, y limpia sólo ésa. Para entender los conceptos basta con una, y las cuatro no te enseñan nada nuevo. El ejercicio de comparar dos meses sí necesita el resumen, pero ahí lo que se pega son las cifras agregadas, no las nóminas.

Antes de usar lo que te ha dado

No has pegado ningún nombre, DNI ni número de afiliación.
Has comprobado el 6,48 % con la calculadora en al menos una nómina.
No has comparado el IRPF con ninguna cifra «correcta», porque no la hay.
Sabes distinguir lo que paga el trabajador de lo que paga la empresa.
Vas a mandar una pregunta concreta, no una lista.

Te da tipos de cotización de otro año o de otro país. Los porcentajes de Seguridad Social cambian y el modelo mezcla años sin avisar. El 6,48 % de 2026 sale de este sitio, no de él: compruébalo contra la calculadora y no contra lo que te diga el chat.

Confunde el convenio de farmacia con otro. Hay conceptos —plus facultativo, trienios, el complemento «a cuenta de convenio»— que son de este sector y que el modelo interpreta como si fueran de comercio general. Por eso el prompt le dice de qué convenio se trata y le pide que avise.

Te anima a discutir. Si le pides que revise una nómina, encontrará algo que comentar aunque esté todo bien: está diseñado para contestar. Pasa de «esto es un error» a «esto no lo entiendo» antes de escribir el correo. Casi siempre es lo segundo.

Confunde la base de cotización con el bruto. Es el error conceptual más frecuente aquí, y como los dos números se parecen, la explicación sigue sonando coherente. Si te está calculando porcentajes sobre el bruto en vez de sobre la base, todos los importes le salen bajos. Dile explícitamente cuál es cada cifra en el primer mensaje.

Ahora, con lo tuyo. Haz sólo el paso del 6,48 % con la última nómina que tengas a mano. Es la comprobación de treinta segundos que más gente debería estar haciendo y casi nadie hace. Si cuadra, ya sabes algo que antes no sabías; si no cuadra, tienes una pregunta con un número dentro.

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