Los encargos que nadie recoge: una hoja que te avisa sola, sin mandar nombres a ningún sitio

1. Crea una copia inventada para trabajar con la IA

   La hoja real tiene teléfonos de personas y productos que dicen mucho de su salud. No se pega en ningún chat. Para escribir las fórmulas, el modelo no necesita tus datos: necesita la estructura. Así que haces una copia con las mismas columnas y diez filas inventadas —«Encargo 101, 03/03, producto A, 600 000 000, esperando»—.

   Mete en las filas inventadas los casos difíciles a propósito: una fecha que falta, un encargo ya avisado, uno recogido, uno de hace dos meses y uno de hoy. Así compruebas que la fórmula funciona con lo que de verdad pasa en tu estantería, no sólo con el caso fácil.

   Fíjate en cómo escribís las fechas. Si unas son «03/03/2026», otras «3-3» y otras «3 marzo», ninguna fórmula va a funcionar hasta que las unifiquéis. Es el problema número uno de este tipo de hojas y no lo resuelve ninguna IA.

2. Pide las fórmulas, no una automatización mágica

   Con la copia inventada delante, pídele exactamente lo que necesitas: una columna que calcule los días de espera y una marca que se ponga sola cuando pasen del límite que decidas.

   Tengo una hoja de cálculo en Excel / Google Sheets con los encargos
   de una farmacia. Columnas: A = nº encargo, B = fecha de llegada,
   C = producto, D = teléfono, E = estado (esperando / avisado / recogido /
   devuelto), F = fecha de aviso.
   
   Quiero SOLO fórmulas, sin macros ni scripts:
   1. Columna G = días de espera desde la llegada, sólo si el estado es
      "esperando" o "avisado"; vacío en los demás casos.
   2. Columna H = "LLAMAR" si está "esperando" y lleva más de 5 días;
      "DEVOLVER" si está "avisado" y la fecha de aviso tiene más de 15 días;
      vacío en cualquier otro caso.
   3. Si la fecha de llegada falta o no es una fecha, que G ponga "REVISAR FECHA".
   4. Una forma de ordenar la hoja para que arriba salgan primero los "DEVOLVER"
      y luego los "LLAMAR".
   
   Explícame cada fórmula en una línea. Te pego 10 filas INVENTADAS de ejemplo:
   pega aquí la copia inventada

   «Sólo fórmulas, sin macros» es deliberado. Una fórmula se ve, se entiende y no hace nada por su cuenta; una macro o un script puede escribir, borrar o enviar, y eso es otro nivel de riesgo que para este problema no hace falta.

3. Pruébalo con la copia antes de tocar la hoja real

   Pega las fórmulas en la copia inventada y mira fila por fila si el resultado es el que esperas. Los fallos típicos están siempre en los mismos sitios: una fecha guardada como texto que da un error en vez de «REVISAR FECHA», un encargo avisado que sale como «LLAMAR» porque la fórmula sólo miraba la fecha de llegada, o un recuento de días que se equivoca en uno según cuente o no el día de hoy.

   Cuando la copia se comporta bien con los cinco casos difíciles, entonces copias las fórmulas a la hoja real. No al revés: si algo falla en la hoja real, no sabrás si es la fórmula o tus datos.

   Y haz una prueba de fuego: cambia a mano el estado de un encargo a «recogido» y comprueba que la marca desaparece. Una marca que no se va cuando el problema se ha resuelto hace que en dos semanas nadie mire la columna.

4. El aviso al cliente lo decide y lo hace una persona

   La hoja te dice a quién hay que llamar; no llama. Eso es a propósito. Decidir si se llama, si se manda un mensaje o si se espera un día más depende de cosas que la hoja no sabe: si es un producto urgente, si es alguien mayor que vive solo, si ya pasó por la farmacia y se le olvidó.

   Donde la IA sí ayuda es en el texto del mensaje, escrito una vez y usado siempre igual. Y el mensaje no dice qué es el encargo: un «su medicamento para la tensión ya ha llegado» en la pantalla de bloqueo de un móvil lo lee cualquiera que esté al lado.

   Escribe un mensaje de 2 líneas para avisar a un cliente de que su
   encargo nº número ya está en la farmacia nombre de la farmacia.
   No digas qué producto es ni para qué sirve. Incluye el horario:
   horario. Tono cordial y breve.

   Y el envío por mensaje sólo a quien aceptó que le avisaras así cuando hizo el encargo. El caso de plantillas de WhatsApp explica cómo recoger ese permiso sin complicaciones.

Un ejemplo entero, con lo que falla

Esto es lo que propuso un modelo cuando se le pegó la lista real de encargos —con nombres, teléfonos y productos— y se le pidió «automatízame el aviso de los encargos que no se recogen». Está abreviado y con los datos cambiados.

Y ahora, qué falla en esa respuesta:

1. Has mandado a un servicio externo datos de salud de personas identificadas. La lista real, con nombres, teléfonos y productos, ya está en el chat. «María, levotiroxina» es un diagnóstico implícito con nombre y teléfono. El fallo no es de la respuesta: es de la pregunta, y por eso el paso 2 existe.
2. El mensaje dice qué es el encargo. «Tu medicamento para el tiroides (levotiroxina 75)» en una notificación de móvil lo lee cualquiera que esté cerca. Aunque María hubiera aceptado recibir mensajes, no aceptó que su tratamiento apareciera en la pantalla de bloqueo.
3. Cuenta desde la fecha equivocada. Calcula los días «desde la fecha de encargo», no desde que el producto llegó. Un encargo que tardó cinco días en llegar recibiría el aviso de «no lo has recogido» dos días después de estar en la farmacia. Es el error de la columna de fecha del paso 1.
4. Borra datos sin que nadie lo decida. «Elimine la fila si han pasado más de 30 días» hace desaparecer justo los encargos que más atención necesitan: los que habría que devolver al proveedor o los de alguien que no ha podido venir. Una automatización que borra por su cuenta es la que más daño hace cuando se equivoca, y nadie se entera de que se ha equivocado.

Una propuesta técnicamente sencilla que falla en todo lo que importa: privacidad, el contenido del mensaje, la fecha de referencia y el borrado automático. Y el primero de esos fallos ya había ocurrido antes de leer la respuesta.

Con la copia inventada y el prompt del paso 3, el mismo modelo dio dos fórmulas y una ordenación, sin scripts, sin envíos y sin borrar nada. La farmacia sigue llamando a mano; la diferencia es que ahora sabe a quién, cada mañana, en diez segundos.

Y si tu farmacia no es así

Cuando no sale a la primera