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Este caso es el más corto del bloque y el que más disgustos evita. No va de empezar a usar WhatsApp —ya lo usas— sino de que el mensaje se escriba una sola vez, bien, y se reutilice. Y de una regla que resume todo lo demás: un aviso dice que hay algo esperando, no dice qué es.
Paso a paso
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La regla que ordena todo lo demás
Un mensaje de WhatsApp acaba en la pantalla de bloqueo de un móvil que puede estar encima de una mesa, en el bolso de otra persona o en manos de un familiar. Así que:
El aviso dice que hay algo listo. No dice qué es.
«Ya tienes disponible tu pedido» sirve exactamente igual que «ya ha llegado tu tratamiento para la diabetes» y no revela nada. El nombre del medicamento, la patología, la dosis y hasta el tipo de servicio son datos de salud, y no van en un mensaje.
Esta única regla resuelve la mayoría de los casos, y es la que se le escribe al modelo.
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Pídele las seis plantillas de una vez
Con la regla dentro del prompt, y con los huecos marcados para que se rellenen sin reescribir nada.
Escríbeme plantillas de mensajes de WhatsApp para una farmacia comunitaria en España. REGLA PRINCIPAL, POR ENCIMA DE TODO: El mensaje avisa de que hay algo disponible. NO dice qué producto es, ni qué medicamento, ni para qué es, ni ninguna información de salud. Ese mensaje puede leerlo otra persona en la pantalla de bloqueo. OTRAS REGLAS: - Cortos. Tres líneas como mucho. - Que se identifique la farmacia al principio: se llama Farmacia .... - Tono normal, ni comercial ni de robot. - Nada de emojis salvo uno como mucho. - Que se pueda responder para preguntar. - Los huecos, marcados así: [NOMBRE], [HORA], [DÍA]. DAME UNA PLANTILLA PARA CADA CASO: 1. Ya está disponible lo que encargó. 2. No ha llegado; se avisa de cuándo. 3. Recordatorio de que lleva días sin recogerlo. 4. Recordatorio de una cita de un servicio (sin decir de qué servicio). 5. Cambio de horario o cierre por vacaciones. 6. Confirmación de que se ha recibido un encargo. Y una séptima: la respuesta para cuando alguien te pregunta por WhatsApp algo que no se puede contestar por WhatsApp.
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Pásales la prueba de la pantalla de bloqueo
Lee las siete plantillas imaginando que el móvil está encima de la mesa de una cocina y lo lee cualquiera que pase por delante. Si con el mensaje se puede deducir algo de la salud de esa persona, se reescribe.
Los descuidos típicos, y aparecen solos: nombrar el servicio («tu SPD», «tu control de tensión»), decir «tu tratamiento», o poner algo tan concreto que se sabe qué es.
Y hay un caso que no es de salud pero es igual de importante: el mensaje de grupo. Si mandas un aviso a varios números a la vez, hazlo con difusión y no con un grupo — en un grupo todo el mundo ve los teléfonos de todo el mundo, y eso sí es un problema real que pasa todos los días.
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Guárdalas donde se usan, no en un documento
WhatsApp Business tiene «respuestas rápidas»: escribes
/pedidoy sale la plantilla entera. Es la diferencia entre unas plantillas que se usan y unas plantillas que están en un Word que nadie abre.Cinco minutos para meterlas. Y si en tu farmacia el móvil lo coge quien esté libre, esto además hace que todos manden lo mismo — que es media razón de este caso.
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Lo que la IA no decide: a quién puedes escribir
La redacción la hace el modelo. Lo otro, no. Que alguien te haya dado el teléfono para avisarle de un encargo no significa que puedas escribirle para una promoción, ni añadirle a una lista de difusión de ofertas. Son dos cosas distintas y la persona sólo ha dicho que sí a una.
Y hay que poder dejar de recibirlos: si alguien contesta «no me mandéis más», se apunta y se cumple. Cuesta menos que cualquier otra cosa de este caso y es lo que diferencia un aviso de un envío no deseado.
Si estás pensando en pasar de los avisos a mandar promociones por WhatsApp, eso ya es otro terreno —consentimiento, registro de quién dijo que sí, y poder demostrarlo— y se consulta con quien lleve tu protección de datos. Un chat no te va a avisar de eso: te va a escribir la promoción.
Un ejemplo entero, con lo que falla
Las siete plantillas del paso 2, con la regla principal puesta la primera. Éstas son cuatro de las siete.
1. Disponible: «Hola [NOMBRE], soy [FARMACIA]. Ya tienes disponible tu encargo. Puedes pasar a recogerlo hasta las [HORA]. ¡Hasta luego!»
2. No ha llegado: «Hola [NOMBRE], soy [FARMACIA]. Tu pedido no ha entrado hoy; lo esperamos para el [DÍA]. En cuanto llegue te aviso.»
4. Cita de servicio: «Hola [NOMBRE], soy [FARMACIA]. Te recuerdo tu cita de control de tensión mañana a las [HORA]. Si no puedes venir, avísame.»
7. No se puede contestar por aquí: «Hola [NOMBRE], esto mejor lo vemos en persona. ¿Te va bien pasarte hoy antes de las [HORA]?»
Y ahora, qué falla en esa respuesta:
- La 4 nombra el servicio, y eso es un dato de salud. «Tu cita de control de tensión» en una pantalla de bloqueo dice que esa persona se controla la tensión. El prompt pedía explícitamente «sin decir de qué servicio», y aun así se ha colado — porque un recordatorio sin decir de qué le parece incompleto al modelo. «Te recuerdo tu cita de mañana a las [HORA]» sirve exactamente igual y no revela nada.
- La 1 y la 2 están perfectas, y conviene ver por qué. «Tu encargo» y «tu pedido» no dicen qué es. Cualquiera que lea esa pantalla sabe que esa persona compra en una farmacia —que no es un secreto— y nada más. Ésa es la regla funcionando: el aviso dice que hay algo listo, no dice qué es, y el mensaje sirve exactamente igual.
- La 7 es la mejor de las siete y es la que nadie pide. Resuelve el momento incómodo —alguien preguntando por WhatsApp algo que no se contesta por WhatsApp— sin decir que no y sin dar explicaciones. Tenerla escrita evita improvisar, que es cuando se contesta de más. Si de las siete sólo guardas una, guarda ésta.
- Y todas empiezan con «Hola [NOMBRE], soy [FARMACIA]», que está bien. Parece repetitivo y no lo es: un mensaje de un número desconocido sin identificarse se lee como spam o como una estafa, y más si pide que te acerques a un sitio. Identificarse al principio es lo que hace que el mensaje se abra.
Una de siete con un problema real, y es la que más veces se manda de las cuatro que tienen cita detrás. La corrección son tres palabras menos.
Pásales a las siete la prueba de la pantalla de bloqueo antes de meterlas como respuestas rápidas: el rato de arreglarlas es ahora, porque una vez guardadas se mandan sin releerlas — que es exactamente para lo que se guardan.