Lectura: unos 10 minutos
Éste es el primer caso del bloque y el más fácil de los cuatro, a propósito: automatizar empieza aquí, no en un agente. Una hoja de cálculo que pinta en rojo lo que caduca en 90 días no se cae, no cuesta dinero, no manda nada a ningún sitio y resuelve el problema entero. Antes de automatizar algo complicado, conviene haber automatizado algo que funcione.
Paso a paso
-
Decide las columnas antes de escribir ninguna
Cinco, y ni una más: producto, lote, caduca, unidades, dónde está. La última es la que casi nadie pone y la que hace que la hoja sirva: de nada vale saber que caduca si hay que buscarlo veinte minutos.
La fecha se escribe siempre igual —
31/01/2027— y en toda la columna. Una fecha escrita como texto («enero 27») no la puede calcular ninguna fórmula, y es el motivo número uno de que estas hojas no funcionen.Comprueba que la hoja las ha entendido como fechas: si al escribirlas se alinean solas a la derecha, son fechas. Si se quedan a la izquierda, son texto y hay que arreglar el formato de la columna antes de seguir.
-
Pídele las fórmulas y que te las explique
La parte importante del prompt no son las fórmulas: es «explícame qué hace cada una». Una hoja con fórmulas que no entiendes se rompe el día que añadas una columna y no la sabrás arreglar. Este caso no va de tener una hoja: va de tener una hoja tuya.
Tengo una hoja de cálculo en Google Sheets para controlar caducidades en una farmacia. Columnas: A: Producto B: Lote C: Caduca (fecha, formato dd/mm/aaaa) D: Unidades E: Dónde está Quiero que me des, para pegar en la fila 2 y arrastrar hacia abajo: 1. En F: los DÍAS que faltan para caducar. 2. En G: un estado en texto: "CADUCADO", "URGENTE" (menos de 30 días), "REVISAR" (menos de 90) o "OK". 3. El formato condicional para que la fila entera se pinte: rojo si está caducado, naranja si urgente, amarillo si hay que revisar. 4. Una celda arriba que me diga cuántos productos hay en cada estado. PARA CADA FÓRMULA, explícame en dos líneas QUÉ HACE, como si no supiera de hojas de cálculo. Quiero poder cambiar los 30 y los 90 yo mismo sin romperla. Dime también qué pasa si una celda de fecha está vacía, porque va a pasar. -
Pruébala con tres fechas que sabes lo que deben dar
Ésta es la comprobación del caso y es la misma idea que probar un agente antes de soltarlo: metes casos cuya respuesta conoces y miras si acierta.
Una fecha del año pasado: tiene que salir CADUCADO. Una de dentro de dos semanas: URGENTE. Una de dentro de dos años: OK. Y una cuarta, la que importa: deja una celda de fecha vacía y mira qué hace. Si pinta la fila de rojo, tienes una hoja que te va a gritar por cada línea a medio rellenar y la vas a dejar de mirar en una semana.
Si algo no sale, no reescribas la fórmula a ojo: dile «con la celda vacía me sale CADUCADO y debería quedarse en blanco». Lo arregla y de paso te explica por qué pasaba.
-
Ponle el aviso automático, que es lo que la convierte en automática
Una hoja que hay que acordarse de abrir no está automatizada: está pendiente de ti. El paso que la cambia de sitio es que ella te avise.
En Google Sheets se hace con un pequeño programa que se ejecuta solo un día a la semana y te manda un correo con lo que está en rojo. No hay que saber programarlo: se pide.
Y hay una instrucción que no se puede olvidar en ese prompt: que el programa sólo LEA la hoja y no escriba nunca en ella. Es la misma regla del agente de sólo lectura que viene dos casos más adelante, y aquí es donde se practica por primera vez.
Escríbeme un script de Google Apps Script para esta hoja. QUÉ TIENE QUE HACER: - Ejecutarse los lunes a las 8 de la mañana. - Leer la hoja y quedarse con las filas cuyo estado (columna G) sea "CADUCADO" o "URGENTE". - Mandarme un correo a mi correo con esa lista: producto, lote, días que faltan y dónde está. - Si no hay ninguna, NO mandar ningún correo. REGLAS: - El script SÓLO LEE la hoja. No escribe, no borra y no modifica NADA. - No manda correos a nadie más que a mí. - Si algo falla, que me lo diga en el propio correo en vez de fallar en silencio. Explícame paso a paso dónde se pega esto y cómo se programa para que se ejecute solo, como si no lo hubiera hecho nunca. Y dime qué permisos me va a pedir Google y por qué.
Fíjate en la instrucción de «si no hay ninguna, no mandes correo». Es la misma lección del cron del BOE de esta casa: un correo semanal diciendo «0 productos» enseña a ignorar el aviso, y entonces el día que llegue con quince ya no lo mira nadie.
-
Lo que esta hoja NO sustituye
Sustituye la libreta y la memoria de una persona. No sustituye el control de caducidades de tu programa de gestión si lo tienes, ni la revisión física de la balda, ni los registros que tengas que llevar por obligación.
Es un apoyo, y como tal tiene una debilidad concreta que conviene tener presente: sólo sabe lo que alguien haya metido. Un producto que nadie apuntó no caduca en la hoja, y si la hoja lleva dos meses en verde puede significar que no hay nada que caduque o que nadie está apuntando nada. Son cosas opuestas y se ven igual.
Por eso merece la pena apuntar en algún sitio la fecha de la última vez que se metió algo. Es una columna más y te dice cuál de los dos casos es.
Un ejemplo entero, con lo que falla
La hoja del paso 2 con las cuatro fechas de prueba del paso 3 metidas: una del año pasado, una de dentro de dos semanas, una de dentro de dos años y una celda vacía.
Fila 2 — caduca 15/03/2026 → F2 = -185 → G2 = CADUCADO ✔
Fila 3 — caduca 30/09/2026 → F3 = 14 → G3 = URGENTE ✔
Fila 4 — caduca 01/10/2028 → F4 = 745 → G4 = OK ✔
Fila 5 — celda C5 VACÍA → F5 = -46281 → G5 = CADUCADO ✘
Y la celda de arriba cuenta: «CADUCADO: 2 · URGENTE: 1 · REVISAR: 0 · OK: 1».
Y ahora, qué falla en esa respuesta:
- Tres de cuatro aciertan, y la cuarta es la que importa. La celda vacía da
-46281porque Excel la lee como el día cero de su calendario, que es el 1 de enero de 1900. El número es absurdo y la etiqueta es creíble: la fila sale en rojo y no se distingue de una caducada de verdad. En una hoja de veinte líneas se ve; en una de doscientas, no. - El contador de arriba dice 2 CADUCADO y eso se propaga. Es el fallo saliendo de la fila y entrando en el resumen. Si encima le pones el aviso automático del paso 4, ese correo del lunes te dirá que hay dos productos caducados y uno de ellos no existe. Dos lunes así y dejas de abrir el correo — que es exactamente cómo muere una automatización.
- Los días negativos están bien y son útiles.
-185no es un error: son los días que lleva caducado, y ordenar por esa columna te pone arriba lo que lleva más tiempo ahí. Es un efecto secundario que no pediste y que conviene conocer — no todo lo que sale raro está mal. - Y el arreglo lo da él en cuanto se lo dices. Escríbele «con la celda de fecha vacía me sale CADUCADO y debería quedarse en blanco» y devuelve la fórmula con una comprobación de vacío delante, disculpándose. La fórmula buena existía desde el principio; lo único que faltaba era probar el caso — que es el paso entero de esta lección.
Cuatro filas de prueba, dos minutos, y se caza el único fallo que habría hecho abandonar la hoja en una semana. Ninguno de los otros tres casos te habría enseñado nada.
Y por eso el caso feo se mete a propósito y no se espera a que aparezca solo: cuando aparezca solo, será en una hoja con doscientas líneas y no vas a saber por qué el contador no cuadra.