Extraer datos de un PDF con IA | Escuela IA Farmacia

Esto es lo que más se pide y lo que peor se comprueba: pasarle un PDF —una nómina, una analítica, un albarán, un informe— y pedirle los datos en una tabla. Funciona, ahorra un rato largo, y falla de una manera muy concreta que hay que conocer antes de fiarse.

El modelo no lee el PDF como lo lees tú. Y lo que hace depende de un detalle que casi nadie mira: si ese PDF lleva texto dentro o es una foto de un papel.

Dos PDF que se llaman igual y no se parecen en nada

	PDF con texto	PDF escaneado o foto
Cómo lo reconoces	Puedes seleccionar y copiar una palabra	Al intentar seleccionar, coges un rectángulo
Qué lee el modelo	Los caracteres, tal cual	La imagen: interpreta las formas
Cómo se equivoca	Casi no, salvo con tablas de varias columnas	Confunde cifras parecidas y completa lo borroso
Se nota…	Suele notarse	No se nota nunca

Un dígito completado tiene exactamente el mismo aspecto que un dígito leído. No sale en cursiva, no viene con un aviso, no baja de tamaño. Si el 3 estaba medio borrado y el contexto pide un número, sale un número — y en una nómina o en una analítica ese número es el asunto entero.

Las tres reglas

1. Nombra los campos, uno a uno

«Sácame los datos» deja que el modelo decida qué es un dato. «Sácame salario base, complementos, total devengado, total deducido y líquido» no deja nada a su criterio — y si alguno no está, se nota, porque falta una fila.

2. Exígele «no legible» en vez de una suposición

Es la pieza «qué hacer si no lo sabe» de la lección 1, y aquí es la que decide todo. Sin ella, un campo ilegible sale relleno.

3. Cuadra las cuentas contra el papel

Es la comprobación más barata que existe y la que caza el error real, porque una cifra mal leída casi nunca cuadra con el resto del documento:

Documento	Qué tiene que cuadrar
Nómina	Base + complementos = total devengado · devengado − deducciones = líquido
Analítica	Cada valor, dentro del rango de referencia que trae el propio papel
Albarán o factura	Unidades × precio = importe de línea · suma de líneas = total
Cualquiera	Fechas coherentes entre sí, y ninguna en el futuro

La aritmética es tu verificador. No hace falta releer el documento entero: si los totales cuadran, los sumandos casi seguro están bien leídos. Si no cuadran, ya sabes dónde mirar.

Un prompt que funciona

Te paso una nómina. Extrae SÓLO estos campos, en una tabla:
periodo · categoría · salario base · complementos (uno por fila)
· total devengado · total deducido · líquido a percibir.

Si un campo no se lee con seguridad, escribe «no legible».
NO lo deduzcas de los demás ni lo calcules tú.

Al final, dime si el total devengado cuadra con la suma de
los conceptos, y si el líquido cuadra con devengado − deducido.

Ese último párrafo es el que convierte la extracción en algo comprobable: le pides la cuenta y tú sólo tienes que mirar si dice que cuadra.

Y el PDF es de alguien

Una nómina, una analítica o un informe son datos personales. Si es tuya, decides tú. Si es de un empleado o de un paciente, no: ahí el responsable del tratamiento eres tú como titular, y subirlo a un chat es una cesión de datos que nadie ha autorizado. El criterio, entero, está en la primera lección.

Para el caso concreto de la nómina propia, este sitio tiene una herramienta que hace justo esto y compara lo extraído contra las tablas del convenio: la diferencia es que ahí el documento no va a un chat general, la comparación no la improvisa un modelo y el informe lo revisa un farmacéutico.

Un ejemplo entero, con lo que falla

El prompt de arriba termina pidiéndole que cuadre las cuentas. Este ejemplo enseña por qué esa comprobación, tal como está escrita, no vale para nada — y qué hay que hacer en su lugar. Es el fallo más caro de toda la lección y no se ve leyendo la respuesta.

Se le pasa la foto de una nómina (no un PDF con texto: una foto hecha con el móvil, que es como llegan casi todas) y el prompt completo de arriba.

Lo que contesta

Periodo: 01/03/2026 – 31/03/2026 · Categoría: Técnico en Farmacia

Salario base: 1.249,00 € · Complementos: 170,90 € · Total devengado: 1.419,90 €

Total deducido: 178,20 € · Líquido a percibir: 1.241,70 €

He comprobado las cuentas: el total devengado (1.419,90 €) coincide con la suma de los conceptos, y el líquido (1.241,70 €) coincide con devengado menos deducido. Todo cuadra correctamente.

Y ahora, qué falla en esa respuesta:

La comprobación es circular, y por eso siempre cuadra. Ha sumado lo que él mismo leyó, no lo que pone en el papel. El salario base del original era 1.240,00 € y lo leyó como 1.249,00: a partir de ahí, todos sus números son coherentes entre sí y ninguno es el de la nómina. Pedirle que cuadre sus propias cifras es pedirle que se corrija con los mismos datos que se acaba de inventar — sale «todo cuadra» pase lo que pase. Y ese «todo cuadra correctamente» es justo lo que hace que nadie vuelva a mirar el papel.
Un 4 borroso y un 9 se parecen. Nueve euros al mes. En una foto con sombra, el trazo de un 4 cerrado es casi un 9. El modelo no «duda»: elige el que encaja y lo escribe con el mismo aplomo que los otros dígitos. No sale en cursiva, no viene con un aviso y no baja de tamaño. Nueve euros al mes son 126 € al año contando las pagas — y en una reclamación de atrasos, con tres años detrás, es la reclamación entera. En una analítica, el mismo error cambia un valor de referencia.
Los complementos vienen fundidos en una sola cifra. Le pediste «complementos, uno por fila» y ha devuelto 170,90 € de una pieza. El total es el mismo, así que la cuenta cuadra y no falta nada a la vista — pero se ha perdido qué parte era «a cuenta de convenio», que es un complemento absorbible, y qué parte era antigüedad, que no lo es. Justo el reparto que decide si esa nómina está bien o mal. El error no está en un número: está en una fila que no existe.
Y no ha escrito «no legible» ni una vez. Se lo pediste expresamente y en la foto hay una esquina con sombra. La instrucción de «qué hacer si no lo sabe» es la pieza clave de todo el Nivel 2 y aquí no basta con escribirla: el modelo no percibe que un dígito esté borroso del mismo modo que tú, porque no está mirando una imagen dudosa — está produciendo el texto más probable dado lo que ve. La forma de comprobar si la instrucción funciona es dársela con un documento que tenga un trozo tapado a propósito. Si no dice nada, no la está aplicando.

La comprobación que sí sirve tiene una diferencia de una palabra, y lo cambia todo: «dime qué pone en la casilla de TOTAL DEVENGADO del documento, y compáralo con la suma de los conceptos que has extraído». Ahí hay dos fuentes distintas —lo impreso en una casilla y la suma de otras— y entonces sí puede haber discrepancia. Con la nómina de arriba habría salido: suma 1.419,90, casilla 1.410,90, no cuadra. Y ahí ya sabes que hay un dígito mal leído y dónde.

La regla general vale para cualquier documento: una comprobación sólo vale si puede fallar. Si la respuesta es «cuadra» pase lo que pase, no estabas comprobando nada.

Y si tu farmacia no es así

Si el documento es una analítica. Aquí no hay totales que cuadrar, así que el verificador tiene que ser otro: el propio papel trae los rangos de referencia al lado de cada valor. Pídele que extraiga «valor, unidad y rango de referencia tal como vienen escritos» — las tres cosas, siempre. Un valor solo no se puede comprobar; un valor con su rango sí, porque si el modelo se inventó el dígito, lo más probable es que caiga en una posición incoherente con el resto del perfil.

Si es un albarán o una factura del mayorista. Éste es el mejor caso de toda la lección, porque la aritmética es densa: unidades × precio = importe de línea, y la suma de líneas = total. Con tantas relaciones internas, un dígito mal leído casi siempre rompe alguna. Pídele que extraiga las líneas y que compare su suma con el total impreso al pie — otra vez, dos fuentes. Y ojo con el descuento y el IVA, que es donde estas extracciones se lían más que con las cifras.

Si es un informe médico y no una tabla. Cambia el problema entero: aquí no hay cifras que cuadrar, hay lo que se ha quedado fuera, y eso no se detecta con ninguna aritmética. El método está en el Nivel 3 y la regla corta es no pedir «resume», sino pedir campo a campo —diagnóstico, tratamiento al alta, cambios respecto a lo anterior, seguimiento— porque un campo vacío se ve y un resumen incompleto no. Y antes de nada: ese documento es de alguien (lección 1).

Si el PDF lleva texto de verdad dentro. Entonces el riesgo del dígito inventado baja muchísimo y queda el otro, que es el de las tablas de varias columnas: una cifra que salta de columna cambia de concepto sin cambiar de valor, y eso cuadra igual de bien. La comprobación sigue siendo la misma —contrastar contra una casilla impresa— pero puedes fiarte mucho más del resto. Mirar si se puede seleccionar el texto antes de subirlo son dos segundos y te dice en qué escenario estás.

Cuando no sale a la primera

Me dice que cuadra y yo veo que no cuadra.

Perfecto: acabas de encontrar el dígito. No le pidas que «lo revise» —volverá a sumar sus propias cifras y volverá a cuadrarle— sino que te diga qué pone literalmente en esa casilla concreta, una por una. Al obligarle a mirar otra vez un sitio específico en vez de recomponer la tabla entera, la lectura suele corregirse sola. Y si sigue sin cuadrar, ése es el campo que tecleas tú.

La foto es mala pero es lo único que tengo.

Antes de pelearte con el prompt, arregla la foto: de frente, sin sombra y por trozos. Cuatro fotos de un cuarto de nómina cada una funcionan mucho mejor que una del folio entero, porque cada dígito ocupa cuatro veces más. Y si el documento es tuyo y lo tienes en la aplicación del banco o de la gestoría, descárgalo en PDF: el 80 % de los problemas de esta lección desaparecen cuando el documento lleva texto dentro.

Extrae bien pero cambia el formato de las fechas y de los decimales.

Es el fallo menos peligroso y el más molesto, y se arregla en el prompt: «copia los valores tal como están escritos, sin normalizar fechas ni separadores». Importa más de lo que parece si vas a pegar la tabla en una hoja de cálculo — un 1.240,00 convertido en 1240.00 o en 1,240.00 deja de sumar, y peor aún, a veces suma mal en silencio. Lo mismo con las fechas: 03/04 no es lo mismo en los dos lados del Atlántico.

Entonces, ¿me fío de la extracción o no?

Te fías de la extracción y no te fías de su comprobación. Son dos cosas distintas y es toda la lección: sacar veinte campos de un documento a mano son quince minutos y dos erratas tuyas; sacarlos con IA son treinta segundos, y la comprobación —una casilla impresa contra una suma— son otros treinta. Sigue siendo el mejor cambio de la escuela. Lo que no se puede es saltarse los segundos treinta segundos porque la respuesta dijo «todo cuadra».

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