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Repartir vacaciones parece un problema de calendario y es sobre todo un problema de criterio: quién elige primero, qué pasa con quien tiene hijos, cuánto se puede partir. Una vez fijado el criterio, la parte de calendario —cuadrar que siempre haya gente suficiente— es justo la que un modelo resuelve bien y rápido. Este caso separa las dos cosas: el criterio lo decides tú con el equipo; la IA propone repartos que lo cumplan y tú compruebas que el mostrador nunca se queda corto.
Paso a paso
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Escribe la regla antes que el reparto
La pelea de cada año no viene del calendario, viene de que no hay regla, o la regla la sabe sólo una persona. Antes de repartir nada, escribe con el equipo cómo se decide: por ejemplo, rotación —quien tuvo agosto el año pasado elige el último este año—, o turnos por quincenas que se van alternando, o una combinación.
La regla tiene que decir también cuántos días seguidos como mínimo se garantizan en verano, qué pasa con quien tenga hijos en edad escolar si decidís darle alguna preferencia, y cómo se desempata. Lo que decidáis está bien mientras esté escrito antes y se aplique a todos igual.
Y recuerda el plazo legal: el Estatuto de los Trabajadores dice que cada persona conocerá las fechas que le corresponden al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas. Un reparto que se cierra en junio para julio ya va tarde.
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Pasa el problema a letras y números
Al chat no le hace falta saber quién es quién. Le hace falta saber cuántas personas hay, qué categoría tiene cada una si eso importa para la cobertura (por ejemplo, que siempre haya un farmacéutico), cuántos días tiene cada una y cuántas personas mínimas necesitas cada día.
Así que a cada persona le pones una letra y apuntas, para ti, a quién corresponde cada letra. Las preferencias se escriben como fechas, sin el motivo: «C prefiere del 1 al 15 de agosto», no «C necesita la primera quincena porque su ex tiene a los niños la segunda». El motivo lo sabes tú y cuenta para aplicar la regla; el modelo no lo necesita para cuadrar fechas.
Este paso es el que más protege, y es el que más gente se salta porque «total, es sólo el calendario». Un calendario con nombres y motivos personales es un documento con datos familiares y de salud de tu equipo.
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Pide repartos que cumplan la regla y la cobertura
Ahora sí, el modelo hace lo que mejor hace con este problema: probar combinaciones. Pídele varias, no una, para que tengas donde elegir y para que sea evidente que el reparto no lo ha «decidido la máquina».
Tengo que repartir las vacaciones de verano de una farmacia. Personas: A (farmacéutico), B (farmacéutico), C, D y E (técnicos). Cada uno tiene 30 días naturales al año; en verano (del 1 de julio al 15 de septiembre) cada uno disfruta 15 días seguidos. Cobertura mínima TODOS los días de ese periodo: - al menos 1 farmacéutico, - al menos 3 personas en total. Regla de reparto: quien tuvo agosto el año pasado (B y D) elige el último; el resto por orden de antigüedad: A, C, E. Preferencias: A: 1-15 agosto · C: 16-31 agosto · E: julio, cualquier quincena. Dame 3 repartos posibles en una tabla por quincenas. Para cada uno, comprueba día a día la cobertura mínima y dime si en algún día falla. Si no hay forma de cumplir todo, dilo y di qué restricción lo impide.
La última línea importa. Con restricciones apretadas a veces no hay solución, y un modelo sin esa instrucción tiende a darte un reparto que «casi» cumple sin decirte dónde no cumple.
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Comprueba la cobertura tú, día por día
La comprobación de cobertura que hace el modelo es útil y no es fiable. Donde más se equivoca es en los bordes de las quincenas —el día 15 y el 16, el 31 y el 1—, en los meses de 31 días, y en los días en que la farmacia abre con horario distinto. Por eso la comprobación la repites tú.
La forma más rápida es meter el reparto elegido en el generador de horarios como vacaciones de cada persona y dejar que genere los cuadrantes de julio, agosto y septiembre. Si queda algún turno sin cubrir o sin farmacéutico, lo dice día a día. Es exactamente la comprobación que el chat hace de memoria y el generador hace contando.
Si sale algún hueco, no fuerces el reparto: vuelve al paso 3 con la restricción que ha fallado escrita, o revisa si la cobertura mínima que pediste es realista con cinco personas y quince días de vacaciones cada una en dos meses y medio.
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Publica el reparto con la regla al lado
Cuando tengas el reparto que cumple la regla y la cobertura, se publica para todo el equipo junto con la regla. Es lo que evita la pelea: nadie puede decir que fue a ojo si la regla estaba escrita y el reparto la cumple.
Redacta un aviso breve para el equipo de la farmacia con el reparto de vacaciones de verano. Incluye: la regla que se ha aplicado (en una frase), la tabla por quincenas con las letras sustituidas por los nombres, que añadiré yo, y una línea diciendo que el año que viene la regla hace que elijan primero quienes este año han elegido los últimos. Tono neutro. Máximo 10 líneas.
Los nombres los pones tú en el documento final, fuera del chat. Y guarda el reparto de este año: es el dato que hace funcionar la rotación el año que viene, y dentro de doce meses nadie recordará con certeza quién tuvo agosto.
Un ejemplo entero, con lo que falla
Esto es lo que contestó un modelo cuando se le pidió «reparte las vacaciones de verano de mi farmacia entre 5 personas, que siempre haya al menos 3», dándole nombres reales y preferencias con sus motivos, sin la regla de reparto ni la exigencia de un farmacéutico. Está abreviado y con los nombres cambiados.
«Propuesta de reparto (22 días laborables por persona):
· Laura (farmacéutica): 1-22 julio · Pedro (farmacéutico): 23 julio-13 agosto · Carmen: 1-22 agosto, ya que tiene a sus hijos en esas fechas · Javier: 14 agosto-4 septiembre · Sofía: 5-26 septiembre.
De este modo, siempre habrá al menos 3 personas trabajando en la farmacia. Legalmente, el empresario puede fijar las vacaciones según las necesidades del servicio, por lo que este reparto sería válido aunque algún trabajador no esté de acuerdo.»
Y ahora, qué falla en esa respuesta:
- Los días no son los de tu convenio. «22 días laborables» es una equivalencia que aparece en muchos textos, pero el Convenio Nacional habla de 30 días naturales. Contar en laborables con los períodos que ha puesto —de 22 días naturales seguidos— da una cifra que no es ni una cosa ni la otra, y cualquiera del equipo que haga la cuenta verá que no le cuadra.
- Hay días con dos farmacéuticos fuera… o sin ninguno. Laura hasta el 22 de julio y Pedro desde el 23: no se solapan, bien. Pero en ningún momento se comprobó que siempre hubiera un farmacéutico, porque no se le pidió. En la versión completa de su tabla, el ajuste de Pedro dejaba los días 12 y 13 de agosto con los dos farmacéuticos fuera por un error en el borde del período. Es el error de bordes del paso 4.
- Hay datos personales que no debían estar. «Ya que tiene a sus hijos en esas fechas» es información familiar de una trabajadora, repetida en un documento que se iba a enseñar al equipo. Estaba en el chat porque se le dio, y ha acabado en el reparto.
- La afirmación legal es incorrecta y además incendiaria. Las vacaciones se fijan de común acuerdo entre la empresa y la persona, conforme a lo que diga el convenio sobre el calendario, y el Estatuto prevé acudir a la jurisdicción social si no hay acuerdo. «El empresario puede fijarlas aunque no esté de acuerdo» no es lo que dice la norma, y escrito así en un aviso al equipo es la forma más rápida de empezar la pelea que el caso quería evitar.
Un reparto que parece terminado, con una frase de tranquilidad al final, y que falla en los días, en la cobertura del farmacéutico, en la privacidad y en la ley. Ninguno de los cuatro errores es de aritmética.
Con la regla escrita, letras en vez de nombres, la cobertura de farmacéutico pedida explícitamente y la comprobación final en el generador de horarios, el mismo problema salió resuelto en tres opciones, y el hueco del borde de agosto apareció en el generador antes de publicarlo.