La circular del Colegio: sacar lo que te toca hacer, y para cuándo

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Resumir es de lo que mejor hace un modelo, y una circular es un buen candidato: mucho texto, poca sustancia, y la sustancia es muy concreta. Pero una circular no se resume para entenderla: se resume para actuar. Eso cambia qué hay que pedir. Un resumen elegante que te explica el espíritu de la norma no te sirve; te sirve una lista de qué hay que hacer, quién, antes de qué fecha, y en qué casos no. Y ahí está el riesgo: las excepciones son justo lo que un resumen tiende a quitar.

Paso a paso

1. Pide una lista de acciones, no un resumen

   La diferencia entre «resúmeme esto» y «dime qué tengo que hacer» es enorme. La primera produce un texto que se parece a la circular pero más corto. La segunda obliga al modelo a buscar verbos, plazos y responsables, que es lo que tú necesitas el lunes.

   Te pego una circular del Colegio de Farmacéuticos de mi provincia.
   Soy titular / farmacéutico adjunto de una oficina de farmacia.
   
   No quiero un resumen. Quiero una TABLA con una fila por cada cosa que
   una farmacia tiene que HACER según esta circular, con estas columnas:
   - Qué hay que hacer (verbo + objeto, una línea).
   - Antes de qué fecha (tal como aparece; si no hay fecha, escribe "sin fecha").
   - A quién afecta (todas las farmacias, sólo algunas… y cuáles).
   - Página o apartado donde lo dice.
   
   Debajo de la tabla, una sección llamada EXCEPCIONES Y CONDICIONES con
   cada "no obstante", "salvo que", "excepto" o "siempre que" del texto,
   copiado LITERALMENTE.
   
   Si algo no está claro en el texto, dilo; no lo interpretes.
   
   Circular:
   pega aquí el texto

   Las dos columnas que más importan son la fecha y la página. La fecha, porque es lo que se olvida. La página, porque te permite ir a comprobar cada fila en diez segundos.

2. Comprueba cada fecha contra el texto

   Las fechas son el sitio donde un resumen más se equivoca, y de formas muy concretas. La primera: confunde la fecha de la circular, la de entrada en vigor y la del plazo, que suelen aparecer todas en la primera página. La segunda: convierte un plazo relativo («en el plazo de un mes desde la publicación») en una fecha absoluta, y la calcula mal o con otra fecha de partida. La tercera: se deja una fecha que aparece en una nota al pie o en un anexo.

   Por eso la columna de página existe. Con la tabla delante, ve fila por fila al apartado citado y confirma que la fecha es la que dice. Son cinco minutos para una circular normal, y es exactamente la parte que no se puede delegar.

   Si un plazo es relativo, calcúlalo tú con el calendario. Un modelo puede sumar días, pero no sabe qué día se publicó de verdad la resolución de la que parte el plazo, ni si cuentan hábiles o naturales si la circular no lo dice claro.

3. Lee las excepciones antes que la tabla

   Este paso parece al revés y es a propósito. La tabla te dice lo que hace todo el mundo; las excepciones te dicen si tú eres «todo el mundo». Una farmacia rural, una con botiquín asociado, una que no hace guardias, una que ya tenía un sistema anterior: muchas circulares tratan distinto a unas y otras, y lo dicen en un «no obstante» del penúltimo párrafo.

   Si la sección de excepciones te sale vacía y la circular tenía más de dos páginas, desconfía: lo más probable es que no las haya copiado, no que no las haya. Busca tú en el texto las palabras «salvo», «excepto», «no obstante» y «siempre que» con el buscador del PDF. Tarda un minuto.

   Si alguna excepción te afecta, reescribe la fila correspondiente de la tabla con tu caso. La tabla final es la de tu farmacia, no la de la circular.

4. Convierte la tabla en tareas con responsable

   Con las filas comprobadas, cada una se convierte en una tarea del equipo con un nombre y una fecha, y se apunta donde apuntéis las cosas: el calendario de la farmacia, la pizarra de la rebotica, el grupo del equipo. La IA puede ayudarte a redactar el aviso, pero no a decidir quién lo hace.

   Con esta tabla de tareas ya comprobada, redacta un aviso breve para el
   equipo de la farmacia (máximo 10 líneas) que diga qué cambia, qué tiene
   que hacer cada uno y antes de qué fecha. Tono directo, sin tecnicismos.
   No añadas nada que no esté en la tabla.
   
   Tabla:
   pega tu tabla con los responsables ya puestos

   La última línea evita que el aviso «mejore» la información con contexto que no estaba: justificaciones, consecuencias, referencias legales que suenan bien y que nadie ha comprobado.

5. Guarda la circular junto a la tabla

   Dentro de tres meses alguien preguntará de dónde sale una de esas tareas. Si la respuesta es «lo dijo la IA», estás en un lío; si es «apartado 3 de la circular del día tal», no. Guarda la circular original y la tabla en la misma carpeta, con la fecha en el nombre del archivo.

   Y si el Colegio publica después una aclaración o una corrección —pasa a menudo con los cambios de normativa—, repite el proceso sólo con la aclaración y compara las dos tablas. Lo que cambie es lo que hay que volver a avisar al equipo.

   Este mismo método sirve para cualquier documento que obligue a hacer algo: una resolución de la consejería, una instrucción de un laboratorio sobre una retirada de lote, las condiciones nuevas del seguro. La pregunta nunca es «¿de qué va esto?», sino «¿qué tengo que hacer y para cuándo?».

Un ejemplo entero, con lo que falla

Esto es lo que contestó un modelo a una circular sobre un cambio en el registro de una actividad, cuando se le pidió sólo «resúmeme esta circular». El texto original tenía ocho páginas. Está abreviado.

Y ahora, qué falla en esa respuesta:

1. La fecha no es la que parece. En la circular, el 30 de octubre es la fecha a partir de la cual la plataforma está disponible; el plazo para darse de alta es de dos meses desde esa fecha. El resumen ha fundido las dos en una y ha convertido la apertura en el cierre. Quien se fíe va a correr por nada, o peor, leerá bien la siguiente circular y se fiará menos de todas.
2. Ha desaparecido la excepción. La circular tenía un «no obstante» en la página 6: las farmacias con botiquín vinculado podían seguir con el registro en papel para el botiquín durante un periodo transitorio. En el resumen, «todas las oficinas de farmacia» y «dejarán de aceptarse» lo cierran sin matices. Si tienes botiquín, es justo lo que te afectaba.
3. No dice qué hay que hacer, sino de qué va. «Se recomienda revisar sus procedimientos internos» es una frase que no se puede ejecutar. La circular pedía tres acciones concretas —alta, designar a un responsable, y conservar los registros en papel del año en curso— y el resumen sólo nombra una.
4. Y no hay ni una página citada, así que para comprobar cualquiera de estas tres cosas hay que releer las ocho páginas, que es lo que el resumen tenía que ahorrar.

Una respuesta correcta en el tono y equivocada en lo único que importaba: la fecha, la excepción y las acciones. Es el resultado típico de pedir un resumen de algo que hay que cumplir.

Con el prompt del paso 1, la misma circular salió en una tabla de tres filas, cada una con su página, y una sección de excepciones con el párrafo del botiquín copiado literal. La fecha seguía estando mal interpretada en la primera fila —apertura en vez de plazo—, pero con la página al lado se vio en treinta segundos.

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