Qué es
El albarán es el documento que acompaña a la mercancía y dice qué ha enviado el proveedor. Recibir bien es comprobar que lo que dice el papel es lo que hay en la caja, que está en buen estado y que se ha colocado donde corresponde. Es un trámite aburrido y es donde se detectan la mayoría de los errores de pedido, las roturas, los productos de caducidad corta y los precios que no son los pactados.
También es el origen de la trazabilidad: lote y caducidad de cada medicamento que entra son los datos que permiten, meses después, localizar un producto retirado.
La comprobación, de más urgente a menos
En este orden:
- CADENA DE FRÍO: lo que va a nevera (insulinas, vacunas, termolábiles) se mira primero, se comprueba que llega en frío y se guarda de inmediato.
- PRODUCTO Y CANTIDAD: lo pedido frente a lo recibido, por código nacional y presentación. Una presentación parecida no es la misma.
- ESTADO: cajas golpeadas, envases abiertos, precintos rotos.
- LOTE Y CADUCIDAD: sobre todo en lo de caducidad corta. Si llega con menos vida útil de la acordada, se anota y se reclama.
- PRECIO Y CONDICIONES: coste, descuentos, unidades bonificadas e impuestos frente a lo pactado.
- CONTROL ESPECIAL: estupefacientes y psicótropos se reciben con su procedimiento y su registro propios.
En el mostrador
Cuándo sí
- Recibir con el pedido delante y sin prisa
- Abrir y comprobar lo que va a frío lo primero
- Registrar lote y caducidad al colocar
- Guardar los albaranes y facturas en orden
Cuándo no
- Firmar sin abrir «porque hay cola»
- Colocar sin mirar la caducidad
- Dar por buena una cantidad sin contarla
- Dejar la reclamación «para cuando haya tiempo»
Alertas
- Importante Los termolábiles que han roto la cadena de frío no se dispensan: se apartan y se consulta con el proveedor y con el laboratorio qué hacer.
- Importante Conserva la documentación de compra de los medicamentos (albaranes y facturas): permite trazar un lote retirado. El plazo de conservación lo fija la norma vigente; consúltalo con tu colegio o tu asesor.
- Precaución La reclamación tiene plazo y suele ser corto: lo que no se comunica a tiempo el proveedor puede no aceptarlo.
Qué hacer ante una diferencia
- Anota la diferencia en el propio albarán (o en el sistema) el mismo día, con lo que falta, sobra o llega mal.
- Avisa al proveedor por el canal que tenga para incidencias, dentro de su plazo.
- Aparta lo dudoso y no lo coloques en el lineal hasta que se resuelva.
- Gestiona el abono o la devolución y comprueba que se refleja en la siguiente factura.
Recepción atenta frente a recepción «de firma»
| Aspecto | Atenta | De firma |
|---|---|---|
| Detectar errores | El mismo día | Semanas después, si se detectan |
| Reclamar | Con el producto delante | Sin prueba |
| Caducidades | Se ven al entrar | Se ven al caducar |
| Trazabilidad | Lote y fecha registrados | Hay que buscarlos |
| Tiempo | Cinco minutos | Horas de arreglar después |
Los cinco minutos de la recepción ahorran las horas de arreglar el error después.
Autoevaluación
Tres preguntas. Al corregir verás la explicación de cada una.
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La cadena de frío no admite espera: se mira y se guarda de inmediato.
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Hay que dejar constancia y avisar al proveedor en su plazo.
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Con la cadena de frío rota no se puede asegurar la calidad.
Contenido formativo. No sustituye a la ficha técnica ni al criterio clínico.