Qué es
Pedir bien es responder a dos preguntas: ¿cuándo? y ¿cuánto? La respuesta no sale de mirar el lineal, sino del consumo del producto, del tiempo que tarda en llegar y de un margen para lo imprevisto. En la mayoría de farmacias el programa de gestión propone el pedido contra unos mínimos y máximos; el trabajo de la persona es que esos mínimos y máximos sean razonables y revisarlos cuando cambian las ventas.
Un pedido a un almacén mayorista es continuo: sale varias veces al día contra los mínimos, así que un error de mínimos se repite en cada reparto. Por eso conviene revisarlos antes que el pedido.
Las tres cifras del pedido
Para cada producto que rota:
- CONSUMO MEDIO: cuántas unidades se venden al día (o a la semana) de media, mirando varios meses y no solo el último. Un producto de temporada se mira por temporada.
- PLAZO DE ENTREGA: lo que tarda en llegar desde que se pide. Con reparto varias veces al día es de horas; con un laboratorio directo puede ser de días.
- STOCK DE SEGURIDAD: el colchón para una semana con más ventas de lo normal o un retraso. Cuanto más irregular es la venta, mayor.
- PUNTO DE PEDIDO = consumo diario × plazo de entrega + stock de seguridad. Cuando el stock baja de ahí, se pide.
En el mostrador
Cuándo sí
- Fijar mínimos por producto con el consumo real
- Mirar los problemas de suministro antes de pedir algo que falta en todo el país
- Pedir poco y a menudo lo que caduca pronto
- Dejar los mínimos de campaña (gripe, alergia, sol) para su momento
Cuándo no
- Subir todos los mínimos «para no quedarse sin»: inmoviliza dinero y aumenta las caducidades
- Pedir grandes cantidades solo porque el pedido llega con descuento
- Ignorar un desabastecimiento: pedir más no hace que el producto exista
- Mantener un mínimo de hace dos años sin revisarlo
Alertas
- Importante Un medicamento en desabastecimiento no se arregla pidiendo más: consulta el listado de problemas de suministro de la AEMPS antes de culpar al pedido y ofrece al paciente la alternativa que corresponda.
- Precaución Los medicamentos termolábiles y los de control especial (estupefacientes y psicótropos) tienen su propio circuito de pedido y registro: no se piden «de rutina».
- A tener en cuenta El stock de seguridad es dinero parado: pónlo donde un fallo sería grave (un tratamiento crónico) y no donde se sustituye fácil.
Cómo revisar los mínimos de un producto
- Mira cuántas unidades se vendieron en los últimos tres a seis meses y sácales la media por día.
- Multiplica por los días que tarda en llegar el pedido.
- Suma un colchón proporcional a lo irregular que sea la venta: poco en lo estable, más en lo que sube y baja.
- Compara con el mínimo que tiene ahora el programa y corrígelo si está muy lejos.
- Repite la revisión cuando cambie algo: una campaña, un desabastecimiento, una nueva consulta médica cercana.
Pedir por mínimos frente a pedir a mano
| Aspecto | Por mínimos (el programa propone) | A mano (cuando se ve que falta) |
|---|---|---|
| Constancia | Sale solo y a todas horas | Depende de quién se acuerde |
| Riesgo | Un mínimo mal puesto se repite | Roturas de stock inesperadas |
| Cuándo conviene | Producto que rota con regularidad | Lo ocasional o muy caro |
| Qué hay que vigilar | Revisar los mínimos a menudo | Anotar lo que se ha pedido |
Lo que rota se pide por mínimos bien fijados; lo ocasional, a mano y con cabeza. En los dos casos, el número que importa es el consumo real.
Autoevaluación
Tres preguntas. Al corregir verás la explicación de cada una.
-
Así se pide justo cuando el stock cubre lo que va a tardar en llegar más un colchón.
-
Pedir más no crea existencias: lo útil es saber si hay alternativa.
-
Así se reduce el riesgo de que caduque en el almacén.
Contenido formativo. No sustituye a la ficha técnica ni al criterio clínico.