Qué es
Una farmacia es un servicio sanitario y también un negocio pequeño con un almacén lleno de productos que caducan. Quien atiende el mostrador acaba pidiendo, recibiendo mercancía y decidiendo qué promocionar, y casi siempre sin haberlo estudiado. Esta serie lo ordena en seis momentos: cuánto pedir, a quién, qué comprobar al recibir, cómo no perder dinero en caducidades, qué stock merece espacio y qué promociones se pueden hacer y cuáles no.
No es una guía de ventas. Lo primero es siempre que el medicamento que necesita el paciente esté, en buen estado y bien trazado; el dinero viene después y se cuida con números, no con intuición.
El recorrido de un producto, en seis pasos
Cada píldora de esta categoría cubre uno:
- PEDIR: no es «reponer lo que falta», es decidir cuánto, cuándo y a quién, con el consumo real delante.
- NEGOCIAR: el pedido directo a un laboratorio tiene condiciones (mínimos, plazos, descuentos por volumen) que hay que leer con la calculadora.
- RECIBIR: el albarán se comprueba contra lo que llega, con lote y caducidad. Lo que no se anota el día que llega no se reclama.
- CONSERVAR: caducidades, cadena de frío y retiradas. Un producto retirado o caducado en el lineal es un problema sanitario y legal.
- ROTAR: el stock que no se mueve es dinero parado. Se mide con la rotación y no con la sensación de «tener de todo».
- VENDER: las promociones tienen un marco legal estricto con los medicamentos y más libertad con el resto, y hay que comprobar que compensan.
En el mostrador
Cuándo sí
- Mirar el consumo real antes de pedir
- Comprobar lote y caducidad al recibir
- Revisar caducidades con calendario y no cuando se acuerda alguien
- Hacer la cuenta antes de lanzar una promoción
Cuándo no
- Pedir «por si acaso» productos de caducidad corta
- Dar por buena una entrega sin abrirla
- Prometer descuentos o regalos ligados a medicamentos con receta
- Decidir una promoción solo porque el laboratorio la ofrece
Alertas
- Importante Los medicamentos no se promocionan como cualquier producto: los de receta no se anuncian al público y los financiados tienen precio fijado. Mira la píldora de promociones antes de ofrecer nada.
- Importante La documentación de compra (albaranes y facturas) y la trazabilidad de lotes no son un trámite: son lo que permite actuar rápido ante una retirada.
- A tener en cuenta Esta serie es formación general, no asesoría legal ni fiscal: las normas autonómicas y los acuerdos con cada proveedor pueden cambiar los detalles.
Cómo usar esta serie
- Empieza por «Pedido, stock y punto de pedido»: es la base de todo lo demás.
- Si tu farmacia compra directo a laboratorios, sigue con «Pedido directo a laboratorio».
- Lee «Recepción del albarán» antes de la siguiente entrega, no después de la primera diferencia.
- Deja las promociones para el final: sin saber cuánto rota y cuánto margen hay, no se puede saber si compensan.
Gestionar «a ojo» frente a gestionar con datos
| Aspecto | A ojo | Con datos |
|---|---|---|
| Cuánto pedir | Lo que parece que falta | Consumo medio × plazo + margen de seguridad |
| Caducidades | Se descubren al buscar un producto | Revisión periódica y salida del más próximo primero |
| Promociones | Si el laboratorio la ofrece | Si la cuenta sale y el marco legal lo permite |
| Stock | «Tener de todo» | Lo que rota, bien dimensionado |
| Cuando algo falla | Se busca el papel | Hay documentación y se actúa el mismo día |
No hace falta un programa caro: hace falta mirar tres números (consumo, caducidad y margen) y escribir lo que se hace.
Autoevaluación
Tres preguntas. Al corregir verás la explicación de cada una.
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Es un servicio sanitario: el dinero se cuida después y con números.
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El consumo real es la base para decidir cuánto y cuándo.
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Una oferta del proveedor solo vale si compensa y es legal para ese producto.
Contenido formativo. No sustituye a la ficha técnica ni al criterio clínico.