Encontrar el stock muerto y decidir qué haces con él

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La situación. Sabes que hay dinero parado en el almacén. No sabes cuánto, ni dónde, ni por dónde empezar — y cada vez que te pones, te pierdes en una lista de cuatro mil referencias.

El stock muerto no es «lo que no se vende»: es dinero tuyo inmovilizado, y cada euro parado ahí es un euro que no está en la caja ni en algo que sí rota. Este caso lo convierte en una cifra concreta y en una lista de veinte líneas sobre la que se puede decidir algo.

Lo que necesitas tener a mano: Dos exportaciones de tu programa: existencias actuales (código, descripción, unidades en stock, PVP y, si puedes, precio de coste) y ventas de los últimos 12 meses (código, unidades). Ninguna de las dos lleva datos de personas, así que este caso es de los limpios.

Paso a paso

Saca los dos ficheros y comprueba que tienen la misma llave

La «llave» es la columna que permite cruzarlos: el código nacional. Si en un fichero sale como 650123 y en el otro como 650123.4 o con ceros delante, el cruce fallará en la mitad de las líneas y el resultado será un desastre silencioso.

Ábrelos los dos y mira diez códigos. Si no tienen la misma pinta exacta, díselo al modelo en el prompt: es de las pocas cosas que arregla bien y al instante.

Define «muerto» tú, con un número

Aquí está la decisión de este caso, y no la puede tomar la IA porque depende de tu farmacia. «Muerto» puede ser:

Cero ventas en 12 meses — el criterio duro, el que nadie discute.
Menos de 2 unidades al año teniendo 5 en stock — dos años y medio de cobertura, que para casi todo es demasiado.
Más de 12 meses de cobertura (stock ÷ ventas mensuales) — el más fino, y el que mejor funciona.

Elige uno. Si eliges los tres a la vez tendrás tres listas y no harás nada con ninguna. Y dile el criterio al modelo en números, no con adjetivos: «lo que se vende poco» no es un criterio, es una sensación.

Te adjunto dos ficheros de una farmacia en España:
1) EXISTENCIAS: código nacional, descripción, unidades en stock, PVP
   y precio de coste.
2) VENTAS 12 MESES: código nacional, unidades vendidas en total.

<<Los códigos del fichero 1 llevan un dígito de control al final y los
del 2 no. Normalízalos antes de cruzar.>>

CRUZA los dos por código nacional y dime primero, ANTES DE NADA:
- cuántas referencias hay en cada fichero
- cuántas has conseguido cruzar
- cuántas de existencias NO aparecen en ventas (ésas son 0 ventas, no
  son un error de cruce: dilo aparte)

DESPUÉS, con el criterio: <<stock para más de 12 meses al ritmo de venta
actual>>, dame la lista ordenada por DINERO INMOVILIZADO (unidades ×
coste, o × PVP si no hay coste), de mayor a menor. Sólo las 20 primeras.

Para cada una: código, descripción, unidades, meses de cobertura,
dinero parado.

Y al final, el TOTAL de dinero inmovilizado de toda la lista completa,
no sólo de las 20.

Mira primero el recuento del cruce, no la lista

Por eso el prompt pide los recuentos antes que la lista: es lo único que te dice si el cruce ha funcionado. Si tienes 4.000 referencias en existencias y sólo ha cruzado 1.200, la lista de abajo es basura bien maquetada.

La distinción entre «no cruzó» y «cruzó con cero ventas» es la que más se confunde, y son cosas opuestas: la primera es un fallo técnico, la segunda es exactamente lo que buscas.

Separa la lista en tres cubos, porque no todo se devuelve

Una lista de veinte referencias muertas no se gestiona igual entera. Pídele que las reparta, y dale tú los criterios — que son de farmacia, no de datos:

De esas 20, repártelas en tres grupos y explica en una línea por qué
pones cada una donde la pones:

A) SE DEVUELVE O SE NEGOCIA con el laboratorio (rotación nula y no
   caduca pronto).
B) SE LIQUIDA aquí (caduca en menos de 6 meses, o es de temporada
   pasada).
C) SE QUEDA aunque no rote. Aquí van las que tengo que tener por
   obligación o por servicio, aunque no vendan.

Para el grupo C no discutas: si te digo que se queda, se queda. Sólo
dime cuánto dinero suma ese grupo, para que yo sepa lo que me cuesta.

El grupo C es el que ninguna herramienta de gestión entiende y tú sí: hay cosas que una farmacia tiene porque es una farmacia. Lo que aporta este paso no es quitarlas, es saber cuánto cuestan, que es una decisión distinta y bien informada.

Repítelo dentro de tres meses con el mismo prompt

El valor de este caso no está en la primera vez: está en la segunda. La primera lista es la acumulación de años y te va a impresionar. La de dentro de tres meses te dice si lo que hiciste sirvió, y esa cifra —la del total inmovilizado— es el único indicador honesto.

Guarda el prompt y la cifra total en un sitio donde la encuentres. Dos números separados por tres meses valen más que veinte análisis distintos hechos una vez.

Un ejemplo entero, con lo que falla

Existencias y ventas de doce meses de una farmacia con 3.900 referencias. Lo primero que devolvió es lo que hay que leer, y no es la lista.

Lo que contesta

«Antes de la lista:

Referencias en EXISTENCIAS: 3.912. Referencias en VENTAS: 2.744.

Cruzadas correctamente: 2.701.

En existencias y NO en ventas: 1.211 (cero ventas en 12 meses).

En ventas y no en existencias: 43 (probablemente agotadas o retiradas).

Dinero inmovilizado total (criterio: cobertura > 12 meses): 18.430 € sobre 1.847 referencias.»

Y ahora, qué falla en esa respuesta:

Los recuentos cuadran, y ésa es la buena noticia. 2.701 cruzadas + 1.211 sin ventas = 3.912, que es justo el total de existencias. Si esa suma no diera el total, la lista de abajo sería basura y no lo sabrías mirándola. Es la comprobación de diez segundos que hace que el resto del informe valga algo.
Pero 1.211 referencias con cero ventas es demasiado. Un tercio del almacén sin vender ni una unidad en doce meses no es creíble en una farmacia que funciona. Lo que casi siempre significa es que la exportación de ventas no traía todo el año —muchos programas exportan por defecto el trimestre— y el cruce es técnicamente correcto sobre un periodo equivocado.
Y el total de 18.430 € es correcto y engañoso a la vez. Correcto porque sale de las unidades y del coste que le diste. Engañoso porque incluye las 1.211 del punto anterior, así que si la exportación estaba mal, esta cifra está inflada y tiene toda la pinta de ser exacta. Los decimales no dicen nada sobre si el dato de partida era el bueno.
Las 43 «en ventas y no en existencias» son un regalo. No las pediste y son el hallazgo más accionable del informe: son cosas que se venden y de las que no te queda ninguna. Puede ser rotura, puede ser retirada, puede ser que dejaras de reponer algo que sí rotaba. Esa lista se mira hoy; la del stock muerto puede esperar a mañana.

La regla de este caso en una frase: si un recuento te sorprende, sospecha de la exportación antes que del almacén. Un tercio de referencias muertas es casi siempre un periodo mal exportado, no una farmacia mal gestionada.

Vuelve al programa, comprueba que el informe de ventas cubre los doce meses completos y repítelo. El total suele caer a la mitad — y ése sí es el número con el que se decide algo.

Y si tu farmacia no es así

Si no tienes el precio de coste, sólo el PVP. Sirve igual para ordenar la lista, que es para lo que la quieres: lo más caro sigue arriba. Lo que no sirve es el total, porque estarás contando margen que no has pagado. Dilo en el prompt y llama a la cifra «valor a PVP», no «dinero inmovilizado» — la etiqueta importa cuando la mires dentro de tres meses.

Si tienes mucho de temporada. Doce meses de ventas contra el stock de hoy castiga injustamente lo estacional: en octubre, los protectores solares salen todos como muertos. Dile qué referencias son de temporada, o mejor, haz el ejercicio en el mes en que esa temporada acaba — que además es cuando la decisión tiene sentido.

Si acabas de coger la farmacia. Éste es el primer ejercicio que hay que hacer, antes que cualquier otro del bloque. El stock muerto que heredas no lo compraste tú y no tienes ninguna lealtad hacia él — es la única vez que vas a mirar esa lista sin justificarte cada línea. Aprovéchalo.

Si el almacén está en dos sitios. Exporta con la ubicación si tu programa la lleva, y pídele el reparto por sitio. Casi siempre aparece lo mismo: el dinero parado está concentrado en el sitio al que no se va nunca — el altillo, el sótano, la balda de arriba. Saberlo cambia por dónde empiezas.

Cuando no sale a la primera

Cruza muy pocas referencias y no sé por qué.

Pídele que te enseñe cinco códigos de cada fichero tal y como los ve. En dos segundos ves la diferencia —un dígito de control, ceros delante, un punto— y se lo dices. Mirar tú los ficheros a ojo funciona peor, porque Excel ya te los está enseñando formateados.

Sale una lista enorme y no sé por dónde empezar.

Por eso el prompt pide sólo las 20 primeras ordenadas por dinero. Si aun así te abruma, baja a diez y ponte un tope de tiempo: media hora este viernes. Una lista de 1.800 referencias no se gestiona; veinte líneas sí, y el mes que viene otras veinte.

Mi inventario no está bien y me da apuro usarlo.

Úsalo igual. Un inventario imperfecto cruzado con ventas reales ya te dice dónde está el dinero parado, y esperar al inventario perfecto es cómo se llevan cinco años sin hacer este ejercicio. Además, las diferencias que encuentres al ir a buscar los productos son la mejor forma de ir corrigiendo el inventario.

Me propone liquidar cosas que tengo que tener.

Para eso está el grupo C del paso 4, y no se negocia con el modelo: si dices que se queda, se queda. Lo único que se le pide es que sume cuánto dinero es ese grupo — no para quitarlo, sino para que sepas lo que cuesta dar ese servicio. Es una decisión distinta y mejor informada.

Antes de usar lo que te ha dado

El número de referencias cruzadas se parece al de tu fichero de existencias.
Distingues «no cruzó» de «cruzó con cero ventas».
El criterio de «muerto» lo has puesto tú, en números.
Has comprobado en tu programa dos de las veinte líneas antes de mover nada.
El grupo C —lo que se queda— lo has decidido tú, no el modelo.

Cruza mal y lo presenta bien. Un código con un dígito de control de más basta para que media lista no cruce, y la tabla resultante tiene el mismo aspecto de siempre. Los recuentos del principio existen exactamente para esto.

Te dice que liquides algo que tienes que tener. No sabe qué te obliga a tener tu comunidad autónoma, ni qué pide tu colegio, ni que ese producto lo usa una persona del barrio y nadie más. El grupo C no se negocia con un modelo.

Suma unidades de formatos distintos. Si tienes el mismo producto en envase de 20 y de 40 comprimidos con códigos distintos, puede agruparlos por descripción y sumar las unidades como si fueran lo mismo. La cobertura en meses le sale entonces al doble o a la mitad. Pídele explícitamente que agrupe por código, nunca por descripción.

Ahora, con lo tuyo. Hazlo hoy con las existencias tal y como están, aunque sospeches que el inventario no es exacto. Un inventario imperfecto cruzado con las ventas reales ya te enseña dónde está el dinero parado; esperar a tener el inventario perfecto es cómo se lleva cinco años sin hacerlo.

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