El informe de los lunes, escrito solo

1. Congela el prompt que te sirvió

   Después de esas cuatro semanas tienes un prompt afinado. Ése es el que se automatiza, palabra por palabra. Y tiene que estar escrito para que funcione sin ti delante: sin «como hablamos la semana pasada», sin nada que dependa de la conversación anterior.

   Eres el ayudante de gestión de una farmacia comunitaria en España.
   Te paso las ventas de UNA SEMANA y la MISMA SEMANA del año pasado.
   
   Escribe un informe de MEDIA PÁGINA COMO MÁXIMO, con esta estructura
   exacta y nada más:
   
   1. UNA FRASE con cómo ha ido la semana.
   2. Las 2 cifras: facturación de la semana, y variación respecto al mismo
      periodo del año pasado, en euros y en porcentaje.
   3. LO ÚNICO QUE ME TIENE QUE PREOCUPAR de esta semana. Una sola cosa. Si
      no hay nada destacable, escribe "Semana sin novedades" y ya está.
   4. UNA pregunta que debería hacerme yo mirando estos datos.
   
   REGLAS:
   - Nada de consejos genéricos de gestión.
   - Todo número que escribas tiene que salir de los ficheros. Si no está,
     no lo pongas.
   - Si un dato no cuadra o falta, DILO en vez de rellenarlo.
   - No inventes causas. Si no sabes por qué ha bajado algo, di que no se
     puede saber con estos datos.
   - Nada de introducciones ni despedidas. Empieza por el punto 1.

2. Automatiza la parte aburrida, no la de pensar

   La cadena tiene tres eslabones y no todos merecen el mismo esfuerzo:

   Exportar — lo aburrido. Si tu programa permite exportación programada, ya está. Si no, son dos minutos el lunes y no pasa nada por hacerlo a mano; es el eslabón que menos cuesta y el que más se complica al automatizar.
   Analizar — el prompt congelado.
   Recibir — que te llegue sin abrir nada.

   El atajo honesto, y el que recomiendo empezar: automatiza sólo el recordatorio. Un aviso el lunes a las 8 que diga «exporta la semana y pásala por el prompt», con el prompt dentro del propio aviso. Es media hora de trabajo en vez de un día entero, funciona desde el primer lunes y no se rompe nunca.

   Si a las ocho semanas sigues haciéndolo, entonces merece la pena montar la cadena entera. Y si no sigues haciéndolo, te has ahorrado el día entero — que es exactamente el punto.

3. Si montas la cadena entera: lo que hay que decidir antes

   Tres cosas, y las tres tienen que estar decididas antes de escribir una línea:

   Qué sale de la farmacia. El fichero que se manda a un modelo es el limpio, sin ninguna columna que lleve a una persona. Si la exportación automática saca las columnas sin filtrar, la automatización acaba mandando cada lunes lo que tú nunca habrías mandado a mano. Lo que se automatiza se hace sin que nadie mire, y ésa es toda la diferencia.

   Qué pasa si falla. Si un lunes no llega el informe, ¿te enteras? Un proceso que falla en silencio es peor que no tenerlo, porque das por hecho que la semana fue tranquila. Que te avise cuando no puede hacerlo.

   Cuánto cuesta. Una llamada semanal a un modelo no es nada. Pero si acabas mandándole el año entero cada lunes «por si acaso», eso ya se nota. Manda la semana y la comparación, no el histórico.

4. Lee el primer informe automático con desconfianza

   El primer lunes que llegue solo, no lo leas como un informe: léelo como una prueba. Comprueba la cifra de facturación contra tu programa. Si cuadra, comprueba la del año pasado — que es la que más se equivoca, porque depende de que la exportación cogiera las fechas correctas.

   Y repite esa comprobación un lunes al mes, para siempre. Es lo único que impide que un informe automático se vuelva ficción: nada avisa cuando una exportación empieza a coger un rango de fechas equivocado, y el informe seguirá llegando igual de puntual y de bien redactado.

   Un informe que no se comprueba nunca deja de ser información y pasa a ser costumbre.

Un ejemplo entero, con lo que falla

El prompt congelado del paso 2 sobre una semana normal, con la misma semana del año anterior al lado. Esto devolvió.

Y ahora, qué falla en esa respuesta:

1. Cumple la estructura y el tope, que ya es mucho. Cuatro puntos, media página, sin introducción y sin despedida. Eso es exactamente lo que se le pidió y es lo que hace que un informe semanal se siga leyendo en la semana doce. El tope no es cosmético: sin él, cada semana escribe un poco más porque más texto parece más trabajo.
2. Pero el punto 1 y el punto 3 se contradicen. «Sin sobresaltos» arriba y una caída del 31 % abajo. No es un error de cálculo: es que la frase de resumen se escribe mirando el total y el hallazgo se escribe mirando el detalle, y nadie comprueba que digan lo mismo. Si sólo lees la primera línea —que es lo que acaba pasando— te pierdes justo lo que el informe existe para contarte.
3. El 31 % está sin contexto de volumen. Un 31 % sobre 400 € son 124 € y no es nada; sobre 3.000 € son 930 € y es la semana entera. Un porcentaje sin el euro al lado no se puede accionar, y el prompt pedía euros y porcentaje. Pídeselo otra vez con las dos cifras siempre juntas: es una corrección de una línea y cambia qué haces con el informe.
4. Y la pregunta del punto 4 es buena de verdad. «¿Ha cambiado algo en la exposición o en el equipo?» es una pregunta que tú puedes contestar mañana y el modelo no. No inventa una causa —que era la instrucción— y te deja el trabajo de mirar donde hay que mirar. Ese punto es el que hace que el informe valga cinco minutos de lectura.

La corrección son dos frases en el prompt: «el punto 1 tiene que ser coherente con el punto 3» y «todo porcentaje va con su cifra en euros al lado». Se cambian una vez y valen para las cincuenta semanas siguientes — que es la ventaja entera de congelar un prompt.

Y de ahí sale la regla de este caso: el prompt se afina con los informes de las primeras semanas, no antes. Los fallos que hay que arreglar no se ven leyéndolo; se ven leyendo cuatro informes seguidos.

Y si tu farmacia no es así

Cuando no sale a la primera