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El bloqueo casi nunca es «no sé qué decir»: es no sé cómo decirlo sin pasarme ni quedarme corto. Y eso sí es exactamente lo que una IA hace bien, porque el trabajo es de tono, no de criterio. El criterio —qué reclamas y hasta dónde— lo pones tú, y por eso el prompt empieza por ahí.
Paso a paso
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Escribe el borrador enfadado, para ti
En el bloc de notas, sin filtro: lo que le dirías si no hubiera consecuencias. No es terapia, es método: ahí salen los hechos concretos que en un correo educado se te olvidan — la fecha, el número de pedido, lo que te dijeron por teléfono.
Ese texto no se manda jamás. Es la materia prima.
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Dile QUÉ RELACIÓN quieres tener después
Ésta es la instrucción que cambia el correo entero y la que nadie escribe. «Firme pero cordial» no significa nada. «Quiero seguir comprándoles el año que viene» sí, y da un correo completamente distinto que «voy a cambiar de proveedor y esto es el cierre».
Actúa como titular de una farmacia escribiendo un correo profesional. CONTEXTO (esto es para ti, no lo copies literal): pega aquí tu borrador en bruto LO QUE QUIERO QUE PASE: que me abonen la diferencia en la próxima factura LA RELACIÓN QUE QUIERO DESPUÉS: seguir trabajando con ellos con normalidad QUIÉN LO RECIBE: el delegado de zona, que no es quien se equivocó Escribe el correo con estas reglas: - Menos de 150 palabras. Asunto aparte, concreto y sin signos de admiración. - Primer párrafo: el hecho y la fecha. Nada de introducción. - Una sola petición clara, y con plazo. - Sin sarcasmo, sin reproches y sin «como bien sabes». - No des por hecho ningún dato que yo no te haya dado. Después del correo, dime en una línea qué es lo más probable que me contesten y qué tendría preparado yo para esa respuesta.
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Quítale dos cosas antes de mandarlo
Casi siempre sobran las mismas dos: el párrafo de cortesía del principio («espero que todo vaya bien por ahí») y algún adjetivo de más en la parte de la reclamación. Bórralos y el correo mejora.
Y lee la última frase en voz alta. Si suena a amenaza sin querer, cámbiala: la última frase es la que recuerda quien lo lee.
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Pídele que te lo lea desde el otro lado
Éste es el paso que más rinde de todo el caso y el que casi nadie hace. Antes de mandarlo, pégale tu borrador y pídele exactamente esto:
«Léelo como si fueras <
>. Dime: qué frase te sentaría peor, qué entenderías que te estoy pidiendo, y qué contestarías. No lo reescribas.» La respuesta suele destapar dos cosas: una frase que a ti te parecía neutra y que leída desde fuera es un reproche, y —más importante— que lo que tú crees que estás pidiendo no está escrito en ninguna parte. Es el fallo más común de un correo difícil: se explica el problema y no se pide nada concreto.
Y el «no lo reescribas» del final importa: si le dejas, te devuelve otra versión y te quedas sin el diagnóstico, que es lo que has venido a buscar.
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Comprueba los datos uno a uno
Ésta es la parte seria. Un correo de reclamación con una fecha equivocada o un importe que no es te deja peor que antes de escribirlo: pierdes la razón que tenías.
Así que: fecha, número de pedido, importe, nombre de quien recibe. Los cuatro, contra el documento original, no contra tu memoria. Si el modelo ha rellenado alguno que tú no le diste, es inventado — y es el fallo más caro de este caso.
Un ejemplo entero, con lo que falla
El encargo: reclamar a un laboratorio un pedido que lleva tres semanas sin llegar, después de dos llamadas sin respuesta, queriendo seguir trabajando con ellos. Esto es lo que salió.
«Estimado equipo de [Laboratorio]:
Me pongo en contacto con ustedes en relación al pedido nº 44718, realizado el pasado 2 de agosto y que a día de hoy no hemos recibido. Ya he intentado contactar telefónicamente en dos ocasiones sin obtener respuesta.
Entiendo que pueden producirse incidencias logísticas, pero la situación está generando problemas de desabastecimiento en nuestra farmacia y afectando a nuestros pacientes. Les agradecería enormemente que revisaran el estado del envío y me informaran a la mayor brevedad posible.
Quedo a la espera de su pronta respuesta. Un cordial saludo.»
Y ahora, qué falla en esa respuesta:
- No pide nada concreto, y por eso no se puede contestar. «Que revisen el estado» y «me informen a la brevedad» no son peticiones: son deseos. Quien lo reciba no sabe qué tiene que hacer para cerrar este correo, así que lo deja para luego. Es el fallo más común de un correo difícil — se explica el problema y no se pide nada que se pueda ejecutar.
- «Afectando a nuestros pacientes» es un reproche disfrazado. Es verdad y suena profesional, pero leído desde el otro lado es «por vuestra culpa hay gente sin su medicación». Si tu objetivo es seguir trabajando con ellos, esa frase compra menos de lo que cuesta. Si tu objetivo fuera otro, estaría bien puesta — y por eso el prompt empieza preguntando qué relación quieres después.
- Suena a plantilla porque lo es. «Me pongo en contacto con ustedes en relación a», «les agradecería enormemente», «quedo a la espera de su pronta respuesta». Son las tres frases que aparecen en todos los correos de reclamación del mundo, y el efecto es que el tuyo se lee igual que los otros cuarenta que esa persona tiene sin abrir.
- Y le falta lo único que mueve un correo: una fecha. Sin fecha, esto se queda en la bandeja indefinidamente y tú vuelves a escribir dentro de dos semanas con el mismo resultado. «¿Puedes decirme antes del viernes si el pedido va a salir esta semana o lo anulo?» se contesta o no se contesta, y las dos respuestas te sirven — que es exactamente lo que este correo no consigue.
El borrador no está mal escrito: está mal enfocado. Y la corrección no es de estilo, es de una línea — sustituir los dos párrafos del medio por una pregunta con fecha dentro.
Prueba a pedirle: «reescríbelo en 5 líneas, con UNA petición concreta y una fecha, y quita cualquier frase que pueda leerse como un reproche». Lo que vuelve casi siempre es mejor que el original y mejor que lo que habrías escrito tú enfadado — que era el punto de partida de este caso.