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Escribir protocolos da una pereza que no se puede explicar, y por eso no están escritos. El truco de este caso es que no vas a escribir: vas a contarlo como se lo contarías a alguien, en desorden, y la IA lo ordena. El que ordena no necesita saber tu farmacia; el que sabe eres tú.
Paso a paso
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Cuéntalo en voz alta y sin ordenar
Abre las notas del móvil, dale al micrófono y explica el procedimiento como si se lo estuvieras contando a alguien que empieza mañana. Salta, vuelve atrás, di «ah, y antes de eso…». Da igual.
Lo importante es que incluyas las tres cosas que nunca están en un protocolo escrito y son las que de verdad se preguntan: qué se hace cuando algo va mal, a quién se avisa y qué NO se hace nunca.
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Pídele la hoja, con la forma que tú quieres
Un protocolo que no cabe en una hoja no se lee. Dilo en el prompt y dilo en serio.
Actúa como alguien que redacta procedimientos de trabajo claros para un equipo pequeño de farmacia. Te paso, dictado y desordenado, cómo hacemos <<la recepción del pedido del almacén>> en mi farmacia. Conviértelo en un procedimiento de UNA sola hoja con esta estructura exacta: 1. PARA QUÉ SIRVE ESTO (dos líneas, en lenguaje normal) 2. CUÁNDO SE HACE (y quién) 3. PASOS, numerados, en imperativo y de una línea cada uno 4. SI PASA ESTO, HAZ ESTO OTRO (los casos raros que te he contado) 5. LO QUE NO SE HACE NUNCA 6. A QUIÉN SE AVISA Y CUÁNDO Reglas: - Usa sólo lo que te he contado. Si algo te parece que falta, NO lo rellenes: ponlo al final en una lista aparte titulada "esto no me lo has dicho y creo que hace falta". - Sin jerga. Si uso una palabra rara de mi farmacia, mantenla. - Frases cortas. Se lee de pie y con prisa. --- pega aquí tu dictado -
Lee la lista del final, que es el oro
La sección de «esto no me lo has dicho» es lo más valioso de todo el caso, y por eso está pedida explícitamente. Son los huecos de tu procedimiento: las cosas que tú resuelves por instinto y que nadie más puede resolver porque no están en ningún sitio.
No las contestes en el chat. Contéstalas en la hoja. Ahí es donde un protocolo pasa de ser una transcripción a ser útil.
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Pídele que te pregunte lo que te has dejado
Contando un procedimiento en voz alta se saltan justo las cosas que tú das por obvias — y las obvias son las que no sabe quien empieza mañana.
Después de que te dé la primera versión, escríbele:
«Antes de darme la versión final: hazme las 5 preguntas que necesitarías para que esto funcione en una farmacia que no conoces. Sobre todo las de qué hacer cuando algo sale mal. No las contestes tú.»
Las preguntas que devuelve son la mitad del valor de este caso. Casi siempre son de la misma familia: qué se hace si la persona no está, si falta el producto, si el sistema está caído, y a quién se avisa. Eso es exactamente lo que nadie escribe y lo que todo el mundo pregunta el segundo día.
El «no las contestes tú» es obligatorio: si le dejas, se inventa las respuestas y el protocolo queda con instrucciones que no son las de tu farmacia — que es peor que no tenerlo.
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Dáselo a leer a quien menos lo sepa
No a tu adjunta de toda la vida: a la persona más nueva, o a alguien que no trabaje allí. Que lo lea y te diga en qué paso se ha quedado dudando. No «si se entiende» —todo el mundo dice que sí— sino dónde ha dudado.
Esa prueba se hace una vez y arregla el 80 % de los protocolos. Y se puede hacer hoy mismo.
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Ponle fecha y un responsable
Dos líneas al pie: cuándo se escribió y quién decide si cambia. Sin eso, en un año nadie sabe si sigue vigente y vuelve a mandar la costumbre — que es exactamente de donde venías.
Y guárdalo donde se pueda ver de pie: una carpeta en la trastienda vale más que la nube si la nube está en un ordenador que hay que encender.
Un ejemplo entero, con lo que falla
Dictado de dos minutos sobre cómo se recogen los encargos, contado en desorden y con saltos, tal cual salió del micrófono. Debajo, lo que devolvió.
PROTOCOLO — Encargos de cliente
1. Comprobar disponibilidad en el programa antes de aceptar el encargo.
2. Anotar en la libreta de encargos: producto, cantidad, nombre y teléfono.
3. Informar al cliente del plazo aproximado (24-48 h si entra en el pedido del día).
4. Al recibir la mercancía, comprobar contra la libreta y marcar como recibido.
5. Avisar al cliente por teléfono o WhatsApp.
6. Si en 7 días no lo ha recogido, volver a avisar.
7. Si en 15 días no lo ha recogido, devolver al proveedor o incorporar al stock.
Puntos críticos: no aceptar encargos de productos sin garantía de suministro. Cobrar por adelantado los encargos de importe elevado o de productos no devolvibles.
Y ahora, qué falla en esa respuesta:
- Los plazos son inventados: tú no dijiste 7 ni 15 días. Ni 24-48 horas. Son plazos razonables —de ahí el peligro— sacados de cómo funciona una farmacia cualquiera, no la tuya. Si en la tuya se avisa a los tres días y se devuelve al mes, este protocolo acaba de escribir una norma que nadie ha decidido, y alguien nuevo la seguirá al pie de la letra.
- Lo de cobrar por adelantado tampoco lo dijiste. Y es peor que un plazo, porque es una decisión comercial: cambia qué le dices a un cliente en el mostrador. Aparece bajo «puntos críticos» con el mismo aspecto de autoridad que lo que sí contaste tú, y ahí está el problema — desde el documento no se distingue lo tuyo de lo suyo.
- Ha ordenado bien, que es lo que sí le pediste. Tu dictado saltaba del aviso a la anotación y volvía atrás. El documento sale en secuencia, sin repeticiones y con los pasos completos. Ése es el trabajo que has delegado y lo ha hecho bien: lo que no se puede delegar es decidir qué va dentro.
- Y falta todo lo que no dijiste porque te parecía obvio. Qué se hace si el cliente no coge el teléfono. Si el producto llega roto. Si llega la mitad. Si quien lo encargó no puede venir y manda a otra persona. Nada de eso está, porque no lo dictaste — y es justo lo que pregunta alguien en su segunda semana.
El patrón de este caso: la estructura es suya y el contenido tiene que ser tuyo, y el documento no distingue lo uno de lo otro. Por eso el paso siguiente es leerlo buscando cifras y normas que no recuerdes haber dicho — suelen ser dos o tres y siempre suenan bien.
Y por eso el paso de las preguntas funciona tan bien: pedirle que te pregunte lo que falta produce justo la lista de los cuatro casos de arriba, y entonces las respuestas las pones tú.