Crear un agente de IA que te haga los pedidos

Es la petición número uno de cualquier titular: «que mire mis compras y mis ventas y me haga el pedido, o me lo proponga y yo le doy el OK». Se puede hacer, funciona muy bien, y la mitad de lo que la gente imagina está al revés.

La lección entera en una frase. Cuánto pedir no lo calcula una IA: lo calcula una cuenta. La IA sirve para lo de alrededor — explicar por qué sube la demanda, avisar de que esto es estacional, redactar la incidencia al almacén, señalar lo que se comporta raro. El agente calcula con matemáticas y narra con IA.

Por qué la cuenta no la puede hacer el modelo

Un modelo de lenguaje mirando una tabla de ventas te dará un número. El problema es que te dará otro mañana con los mismos datos, no te avisará de que se ha equivocado, y te cobrará cada vez. Para un pedido diario de 200 líneas eso es caro, lento e irreproducible — y cuando falle no sabrás por qué.

La reposición es un problema resuelto desde hace décadas y cabe en cuatro variables: demanda media, plazo del almacén, variabilidad de la demanda y cobertura objetivo. Es determinista, se puede comprobar con una hoja de cálculo y cuesta cero.

Esto lo hace la aritmética	Esto lo hace la IA
Cuántas unidades faltan	Por qué este mes se dispara la demanda
Punto de pedido y stock de seguridad	«Esto es estacional, ojo en octubre»
Días de cobertura	Redactar la reclamación al almacén
Qué sobra y qué va a caducar	Resumir el pedido en tres frases para el titular
Qué artículo no rota	Proponer alternativa ante un desabastecimiento

Qué datos necesita — y dónde está el límite

Por artículo: stock actual, ventas por periodo (semanas suele bastar), lo pendiente de recibir, el tamaño de envase, y las banderas que cambian la decisión: depósito, desabastecido, controlado, caducidad próxima. Todo eso sale del programa de gestión.

El límite, y es el mismo de toda la escuela. Un agente de pedidos trabaja con datos de negocio: artículos, unidades, fechas de compra. Nunca con líneas de dispensación nominativas. Si tu exportación trae el paciente, el número de receta o el CIP, se quitan antes de que el dato salga del programa — no después. Agregar por artículo no es sólo lo correcto legalmente: es que el agente no necesita nada más.

Pruébalo

Abajo tienes un catálogo de ejemplo con las situaciones que de verdad aparecen en una farmacia. Cambia el plazo del almacén o la cobertura objetivo y mira cómo se mueve todo. Los datos son ficticios y el cálculo corre en tu navegador.

Plazo del almacén (días)

Cobertura objetivo (días)

Nivel de servicio (z)

Techo de cobertura (días)

Fíjate en lo que el simulador NO esconde. Enseña también lo que no propone pedir: el sobrestock, lo parado, lo que va a caducar. Un agente que sólo muestra sus propuestas tapa justo donde está el dinero inmovilizado — y nadie echa de menos lo que no ve.

Lo que el agente no pide nunca solo

Estupefacientes y psicótropos. Van por receta oficial y libro de contabilidad. Colarlos en un pedido automático no es un problema de stock: es un problema legal con tu nombre encima.
Lo desabastecido. Pedir más no lo trae antes. Lo útil es avisar una vez y buscar alternativa, no repetir la línea cada día.
Lo que está en depósito. Lo repone el laboratorio; pedirlo es pagar algo que ya tienes.
Lo que no rota. Con historial y cero ventas, la respuesta no es reponer: es mirar si sobra. Un agente que repone lo que no se vende es una máquina de inmovilizar caja.
Lo que se comporta de forma errática. Ahí el número existe pero no es de fiar, y el agente tiene que decirlo en vez de disimularlo.

Cómo se aprueba

Tú pediste «que me lo sugiera y yo le doy el OK». Ése es exactamente el diseño correcto: el agente propone y aprueba una persona. Con un matiz que decide si el sistema es seguro o sólo lo parece:

El botón «aprobar todo» no puede estar siempre disponible. Es cómodo justo el día que hay un estupefaciente colado o un artículo con demanda rota. Y un titular que lo pulsa cien veces sin consecuencias lo va a pulsar también la vez que importa. En el simulador de arriba sólo aparece cuando no queda ninguna línea marcada para revisar.

Es la misma regla que sigue el agente de brechas SEO de esta web: propone y no publica nunca. Cambia el dominio, no la forma. Un agente bien hecho reduce el trabajo de revisar de doscientas líneas a cuatro; no lo elimina.

Las sugerencias que sí aporta la IA

Una vez la aritmética ha hecho su parte, hay cosas que sólo salen leyendo el conjunto — y ahí un modelo sí aporta:

«Llevas tres semanas subiendo en antigripales: la campaña ha arrancado antes que el año pasado.»
«Estos cuatro artículos son del mismo laboratorio; agrupando el pedido llegas al porte pagado.»
«Este genérico lleva dos meses sin rotar desde que entró el del otro laboratorio.»
«De lo que va a caducar, esto tiene salida en promoción y esto habría que devolverlo ya.»
«El desabastecido tiene dos alternativas con la misma composición; te dejo el texto para avisar al médico.»

Todo eso son frases, no cantidades. Ésa es la línea.

Cómo montarlo de verdad

Exporta del programa de gestión el stock, las ventas por semana y lo pendiente. Agregado por artículo, sin un solo dato de paciente.
Calcula la propuesta con la cuenta, no con un modelo. Es la parte que tiene que ser aburrida y reproducible.
Pásale a la IA sólo el resumen —líneas, totales, lo que requiere revisión— y pídele el comentario. No le mandes la tabla entera: pagas por tokens que no aportan.
Enséñalo para aprobar, con lo que no se pide incluido.
Guarda lo que aprobaste. Sin histórico de propuestas contra pedidos reales no puedes saber si el agente acierta, y en tres meses no te acordarás.

Empieza por una sola familia. Cógete los cincuenta artículos que más te mueven y corre la propuesta en paralelo a tu pedido de siempre durante dos semanas, sin dejar que pida nada. Cuando el agente y tú coincidáis casi siempre, ya sabes en qué confía uno del otro. Arrancar con el catálogo entero es la forma más rápida de desconfiar del sistema para siempre.

La fórmula, entera y sin IA

Antes de meter un modelo en esto hay que tener clara una cosa: la cantidad que se pide es aritmética. No hay nada que razonar. Y si la calcula el modelo, has introducido la posibilidad de equivocarse en lo único que no puede fallar.

Lo que realmente decide cada línea

function sugerir(p, cubrirDias) {
  const ventaDiaria = p.venta_mes / 30;
  const diasDeReposicion = p.proveedor_dias ?? 2;

  // Lo que hace falta para cubrir el periodo + lo que tarda en llegar
  const objetivo = ventaDiaria * (cubrirDias + diasDeReposicion);

  // Menos lo que ya tienes y lo que viene de camino
  let unidades = objetivo - p.stock - (p.en_transito || 0);

  // Y se ajusta al formato de compra: si viene en cajas de 6, van cajas
  unidades = Math.ceil(unidades / p.multiplo) * p.multiplo;

  return Math.max(0, unidades);
}

Las dos líneas que casi todo el mundo se deja son en_transito y diasDeReposicion. Sin la primera, cada vez que ejecutas el agente vuelve a pedir lo que ya pediste ayer y no ha llegado — y así es como se acumula el triple del stock objetivo sin que nada parezca ir mal. Sin la segunda, el pedido cubre exactamente hasta el día en que se agota, que es un día tarde.

Y el multiplo es lo que separa una lista teórica de un pedido que se puede mandar. «Pide 7 unidades» de algo que viene en cajas de 6 no es una instrucción: es un número que alguien tiene que traducir a mano, y en cuanto hay que traducir 40 líneas a mano el agente no ha ahorrado nada.

Los datos que hacen falta, y qué pasa cuando falta cada uno

Dato	Si no lo tienes
`stock`	No hay agente. Es el mínimo absoluto
`venta_mes`	Puedes tirar con el mínimo fijo del programa, pero pides igual en agosto que en enero
`en_transito`	Pides doble. Es el fallo más caro de la lista
`multiplo`	La lista no se puede mandar sin retocarla a mano
`caducidad`	Puedes pedir de más justo lo que va a caducar sin venderse
`desabastecido`	Pides una y otra vez algo que nadie te va a servir

Casi todos salen de tu programa de gestión con una exportación. No hace falta integración ni API: un CSV que sacas cada mañana es suficiente para empezar, y es exactamente por donde hay que empezar. Montar la integración antes de saber si el agente sirve es la forma más común de no terminarlo nunca.

Los seis casos que rompen la fórmula

Aquí es donde deja de ser aritmética. Todos estos casos tienen en común que la cifra que sale de la fórmula es correcta y la decisión es mala:

El pico que no se repite

Una residencia se llevó 40 unidades el martes. La media mensual se dispara y el agente pide para una demanda que no existe. Se detecta comparando la venta del último mes con la de los tres anteriores: si es más del doble, la línea se marca.
Lo estacional

Antigripales en mayo. La media anual dice que se venden; la realidad dice que no se venderán hasta noviembre. Sin histórico por meses no hay forma de verlo, y con él la regla es sencilla: comparar con el mismo mes del año pasado, no con la media.
El desabastecido

Se pide, no llega, y al día siguiente se vuelve a pedir porque el stock sigue bajo. El agente entra en bucle contra el mundo real. Sugerido 0, motivo escrito, y la línea se queda visible para que alguien decida si buscar un sustituto.
Lo que caduca antes de venderse

Quedan 20 unidades que caducan en dos meses y vendes 4 al mes. Pedir más es tirar dinero dos veces. Si tienes fechas de caducidad, esta regla sola paga el trabajo de montar el agente.
La promoción y la novedad

Un producto que acabas de meter no tiene histórico: la fórmula pide 0 y se agota el primer día. Un producto en promoción venderá más de lo que dice su media. Los dos casos necesitan una decisión humana, y lo único que puede hacer el agente es señalarlos.
Lo controlado

Estupefacientes y todo lo que tenga trámite propio. Sugerido 0 siempre, y no por prudencia: es que ese pedido no se hace por esta vía.

Fíjate en que en los seis la respuesta del agente NO es una cantidad distinta: es un aviso. Ésa es la diferencia entre una herramienta que ayuda y una que hay que vigilar. Un agente que dice «esto lo miras tú, y por esto» está haciendo exactamente su trabajo; uno que decide solo en estos seis casos te va a costar dinero en uno de ellos el primer mes.

La pantalla de aprobación, que es el producto

Todo lo anterior acaba en una pantalla. Y esa pantalla es, literalmente, lo que decide si el agente se usa: puede tener el mejor cálculo del mundo y no servir para nada si aprobar cuesta más que hacer el pedido a mano.

Tiene que enseñar	Por qué
Las líneas con sus cantidades y el importe total	Aprobar sin ver el importe no es aprobar
De dónde sale cada cantidad	«12 uds — quedan 4, vendes 71/mes, cubre 14 días». Sin esto, a la tercera vez se aprueba sin mirar
Las líneas marcadas, arriba y en otro color	Son las únicas que necesitan tu criterio. Mezcladas con las 38 buenas, no se miran
Poder cambiar una cantidad sin rehacerlo todo	Si corregir obliga a empezar de cero, se hace el pedido a mano
Un botón de aprobar que no se puede pulsar con líneas marcadas sin resolver	Es el único sitio donde una barrera está justificada

La segunda fila es la que casi nadie implementa y la que sostiene todo lo demás. Una pantalla que sólo dice «pedir 12» pide un acto de fe. Una que dice «12, porque quedan 4, vendes 71 al mes y esto cubre dos semanas» se revisa de verdad — y cuando un número está mal, se ve al instante, porque la explicación no cuadra. El porqué no es decoración: es el mecanismo de revisión.

Qué pinta la IA aquí, exactamente

Con la fórmula en código y los seis avisos en código, la pregunta legítima es qué queda para el modelo. Quedan tres cosas, y son las tres que no se pueden escribir como reglas:

Lo hace el código	Lo hace el modelo
Calcular cada cantidad	Explicar una línea rara en una frase que se lee de un vistazo
Marcar los seis casos	Investigar por qué pasó algo: «¿por qué se agotó esto?» encadenando consultas
Aplicar topes y múltiplos	Entender lo que le pides en lenguaje normal: «prepara sólo lo del frigorífico para dos semanas»

Y ésa es la proporción honesta: la IA es una capa fina encima de una herramienta que ya funciona sin ella. Si quitas el modelo, sigues teniendo un calculador de pedidos útil. Si quitas la fórmula y dejas el modelo, no tienes nada — tienes un programa que adivina cantidades. Cuando alguien te venda «un agente de pedidos con IA», la pregunta que lo separa todo es cuál de las dos mitades ha construido.

Cómo se pone en marcha sin arriesgar nada

Fase	Qué haces	Cuánto dura
1. En seco	Genera la propuesta y la comparas con el pedido que ibas a hacer tú	Dos semanas
2. Asistido	Partes de la propuesta y la corriges. Apunta qué corriges	Un mes
3. Aprobado	La revisas y la apruebas tal cual casi siempre	Cuando las correcciones bajen solas

La fase 2 es la que de verdad construye la herramienta. Cada corrección que apuntas es una regla que falta: «siempre le subo la cantidad a los pañales» significa que el múltiplo está mal, «siempre le quito el jarabe ese» significa que falta la regla de caducidad. En un mes tienes la lista exacta de lo que hay que arreglar, escrita por el uso real y no por lo que tú imaginabas al empezar.

Y el criterio para pasar a la fase 3 no es que te guste: es que lleves dos semanas aprobando sin cambiar nada. Si sigues corrigiendo, el agente todavía no está — y forzarlo sólo consigue que un día apruebes sin mirar algo que había que mirar, que es exactamente el fallo que toda esta estructura existe para evitar.

Cómo se mide si está funcionando

Un agente de pedidos se juzga con cuatro números, y ninguno de ellos es «cuántos pedidos ha preparado». Los cuatro se pueden sacar comparando lo aprobado con lo que pasó después:

Número	Qué dice	Qué hacer si va mal
Líneas que corriges	Lo lejos que está la fórmula de tu criterio	Cada corrección repetida es una regla que falta. Escríbela
Roturas de stock	Si te quedas corto	Subir los días de cobertura o el tiempo de reposición
Lo que caduca sin vender	Si te pasas	Bajar la cobertura, y mirar la regla de caducidad
Minutos por pedido	Si de verdad ahorra	Si no baja, el problema es la pantalla de aprobación, no el cálculo

Los dos del medio se mueven en direcciones opuestas y ése es todo el oficio. Subir la cobertura quita roturas y añade caducidades; bajarla hace lo contrario. No hay un número «correcto»: hay un equilibrio que depende de tu proveedor, de tu sitio y de tu tesorería. Lo único que puede hacer el agente es enseñarte las dos consecuencias a la vez en vez de una.

Y el cuarto es el que decide si el proyecto vive. Un agente que calcula perfectamente y deja el pedido en 40 minutos de revisión no ahorra nada: se abandona en tres semanas y con razón. Si ese número no baja, no toques la fórmula —está bien— toca la pantalla: ordena por importancia, pliega lo que está claro y deja arriba lo que necesita decisión.

Antes de pasar a la siguiente lección

Sé decir qué parte del agente es aritmética y cuál es IA.
Puedo enumerar cinco cosas que no debe pedir solo.
Entiendo por qué «aprobar todo» tiene que poder desaparecer.
Sé qué datos exporto y cuáles no salen del programa de gestión.
Tengo una familia pequeña con la que empezar en paralelo.

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